Hoe bouw je nu als organisatie gewoon aan goede teams? Wat moet je als organisatie doen om teams succesvol te laten functioneren? In deze blog behandel ik zeven aspecten, die voorwaardelijk en nodig zijn om teams te bouwen en succesvol te laten zijn.

Onder het mom van zelfsturing of zelforganisatie worden trajecten uitgezet om teams op te zetten. Maar bij veel organisaties mislukt deze teamvorming. Recent voorbeeld was bij de Amsterdamse zorgorganisatie Cordaan. Bij deze trajecten staat de structuur vaak voorop. De managers eruit en anders organiseren. Het maakt echter niet zo veel uit hoe je het organiseert. Of bijvoorbeeld het team een coach of een teamleider nodig heeft. Het gaat niet om de structuur, maar om de cultuur en de teamrelaties. Is de organisatie tolerant bij bijvoorbeeld fouten maken en mogen teams dus ook fouten maken en experimenteren? Durven medewerkers zich kwetsbaar op te stellen en mogen ze kritisch op elkaar zijn? Of ziet de organisatie kritische medewerkers als lastposten? Is er sprake van een positieve feedback cultuur? Waarin zijn ze goed en hoe kunnen ze elkaar in de relaties binnen het team versterken? In de zorg is dat bijvoorbeeld de zorg en aandacht voor de cliënt en niet allerlei regel- en managementtaken. Bouw zulke zelfsturende teams dan ook niet. Dat maakt medewerkers ongelukkig. Zorg dat medewerkers binnen het team veiligheid ondervinden en elkaar versterken door een goede samenwerking binnen hun vakgebied. Hoe bouw je zulke succesvolle teams? Wat moet je als organisatie daarvoor doen?

1. Richting geven
Ten eerste moet er sprake zijn van richting geven. Er moet binnen uw organisatie een duidelijke visie en een helder strategisch plan zijn. Anders weten de teamleden niet precies wat er gedaan moet worden en hoe ze dat SAMEN gaan doen. In veel organisaties ontbreken een visie en een strategisch plan en gaan ze mee met de wind van zelfsturing of zelforganisatie. Dan wordt het (uiteindelijk) niks of raken medewerkers gefrustreerd. Zonder richting hebben teams geen doel om te veranderen en krijgen ze geen energie om te innoveren. Aan te bevelen is dat de teams samen met de leiding van het bedrijf een gezamenlijke visie ontwikkelen. Hiermee vangt u twee vliegen in één klap. U creëert draagvlak voor uw plannen en de teams zijn gelijk geïnformeerd hoe zij de plannen concreet vorm moeten geven.

2. Talenten verkennen
De teams moeten er zelf achter komen in hoeverre de talenten van elk teamlid bijdragen aan het team. Je hoort het weleens dat iemand verborgen talenten heeft. Thuis blijkt dat een medewerker een geweldig organisatietalent heeft, terwijl dit op het werk niet blijkt en nodig is. Op basis van deze verkenning kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over de taakverdeling. De taken zullen vooraf goed doordacht en afgestemd moeten worden en in de loop van de tijd geëvalueerd en zo nodig aangepast moeten worden. Leg het dus niet op vanuit de organisatie. Laat het team zelf hun talenten ontdekken en laat ze uitvinden hoe zij daarmee de teamdoelen het beste kan realiseren. Elk teamlid zal positiever tegenover het team staan als het (verbeteren van het) werk binnen het team ertoe doet en bijdraagt aan het grotere geheel.

3. Samen doen
Door de gezamenlijke inspanning ontdekken teams elkaars kennis, ideeën, motivatie en energie. Door samen doen ontdekken teamleden hoe het team als geheel kan verbeteren. De leiding kan dit wel stimuleren door bijvoorbeeld:

• Een heldere visie te ontwikkelen die voor elk team duidelijk is
• Binnen de teams het lerend vermogen te stimuleren
• De prestaties niet afzonderlijk maar van het gehele team te waarderen en ook zo te belonen
• Teams te laten samenwerken met andere teams
• De productiviteit van het teamleden binnen het team zelf te laten controleren
• Teams waar nodig te faciliteren

4. Mogen experimenteren
Al werkende weg zullen teams problemen moeten oplossen en beslissingen moeten nemen. Dat betekent dat de teams mogen experimenteren en fouten mogen maken als gevolg van dit leerproces. Fouten worden niet bestraft maar hiervan wordt geleerd hoe het beter kan. Daarbij zal zij steeds de benadering moeten gebruiken die het beste een antwoord geeft op het probleem en tegelijkertijd bijdraagt aan de doelen van het team. Er zullen pas mooie oplossingen ontstaan als de meningsverschillen open op tafel komen. Door de openheid zullen het onderlinge vertrouwen en het begrip voor elkaar binnen het team sterker worden.

5. Elkaar vertrouwen
Vertrouwen is een belangrijke succesfactor voor een goed functionerend team. Voelen de teamleden zich veilig binnen het team? In een goed team:

• Kunnen teamleden zichzelf zijn en voelen ze zich veilig om bijvoorbeeld fouten toe te geven of steun te zoeken
• Durven teamleden zich kwetsbaar op te stellen
• Durven teamleden zaken los te laten, terwijl ze het misschien zelf beter kunnen
• Durven teamleden risico’s te nemen
• Mogen teamleden elkaar aanspreken op gedrag

Voor de opbouw van de teams zal de organisatie dit (zeker in de opbouwfase) moeten faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan teambuilding en extra begeleiding.

6. Middelen geven
De teams kunnen hun taak goed uitvoeren als zij de juiste middelen krijgen. Te denken valt aan bijhouden van de vak inhoud, tijd om het team op te bouwen en een beïnvloedbaar budget om (eventueel binnen randvoorwaarden) zelf keuzes te kunnen maken. Schiet alleen niet door en beperk de budgettering tot het hoogst noodzakelijke. Zie de blog Zelfsturing een draak voor financiën. Zonder middelen kunnen teams niet floreren en zelf bepalen hoe zij willen verbeteren, bijdragen aan de visie en de teamdoelen kunnen bereiken.

7. Samen reflecteren
Er zal tijd en ruimte moeten zijn om teams te laten reflecteren, zodat de teamkwaliteit wordt verbeterd. Leren van fouten, omgaan met tegenslag, tegenvallende of juist goede prestaties, de onderlinge verhoudingen, samenwerking, taakverdeling, etc. zijn zoal onderwerpen van overleg. Een coach of teamleider zal hierin als observator een goede rol kunnen vervullen. Reflectie doet het team groeien en verbetert de teamrelaties.