Een belangrijk onderwerp in het kwaliteitskader verpleeghuiszorg is de personeelssamenstelling. Bij deze samenstelling zijn globale richtlijnen over de kwaliteit voor het zorgpersoneel opgesteld. In dit blog wordt beschreven hoe je de personeelssamenstelling concreet kunt bepalen en ook als stuur- en planningsinstrument kunt hanteren.

Elke instelling in de VVT-sector dient (op termijn) te voldoen aan het kwaliteitskader Verpleeghuiszorg, dat begin dit jaar is gepubliceerd. De personeelssamenstelling wordt daarin uitgebreid beschreven, maar over een concrete normering voor de kwaliteit wordt niet gerept. Welke zorgfuncties worden nu bijvoorbeeld ingezet bij de cliënten en bewoners met diverse zorgzwaartepakketten (ZZP’s). Ook geldt deze vraag voor de extramurale zorg? Wat zijn de (minimale) kwaliteitseisen?

Kwaliteit inzet zorgpersoneel
De personeelssamenstelling kan namelijk heel goed van een kwalitatieve norm worden voorzien. Daartoe biedt de werkbalanstool van Actiz een goede handreiking. In deze werkbalanstool kunnen per (categorie) ZZP en voor extramurale zorg een procentuele verdeling worden opgegeven voor de zorgfuncties. In onderstaande tabel is een fictief en eenvoudig voorbeeld gegeven.

Daarmee wordt aangegeven welke kwaliteit aan personele inzet voor de zorg naar zwaarte (ZZP’s) en extramurale zorg wordt geboden.

Planning
Deze personeelssamenstelling in % kan vertaald worden in de personeelsplanning. Daarvoor zijn de volgende aanvullende gegevens (met bovenstaand fictief voorbeeld) nodig:

• Productie per ZZP en extramuraal
• NZA woonzorg- en dagbestedingsuren (te vinden via Google)
• Bandbreedte (een correctie op deze uren)
• Productiviteit in uren (afhankelijk van de organisatie)

Met deze aanvullende gegevens kunnen de totale zorgformatie en de formatie per zorgfunctie (zorghulp, helpende, verzorgende, etc.) worden berekend. Onderstaand is een fictief voorbeeld gegeven op basis van alleen de ZZP productie, waarin de personeelssamenstelling in % is meegenomen.

Dit is dan de leidraad voor de personeelsplanning. De zorgmanagers kunnen dan samen met HRM een route uitstippelen voor de aanname en de eventuele omscholing van het zorgpersoneel. Bovendien kan met bovenstaande gegevens de begroting voor de kosten van zorgpersoneel worden opgesteld en krijgt het daardoor tegelijkertijd een financiële vertaling.

Sturen
Op deze normering kan worden gestuurd via de gebruikelijke maandrapportages. Maar dit is achteraf. Actieve sturing is beter en ook mogelijk. Daarvoor is de werkbalanstool van Actiz bij uitstek een geschikt instrument. Daarin kan op basis van dezelfde gegevens en een opgave van de te verzorgen bewoners/cliënten per week in de zorgteams een weekplanning worden gemaakt van de te roosteren uren en de personeelssamenstelling. Bij de opgave van het aantal cliënten en/of bewoners voor de komende week wordt er namelijk gelet op de match tussen de te roosteren uren volgens de norm en de in te zetten uren, alsook in hoeverre wordt voldaan aan de genormeerde personeelssamenstelling, zoals hierboven beschreven. Opgemerkt wordt echter wel dat de werkbalanstool uitgebreide mogelijkheden biedt, maar mijn advies is deze mogelijkheden voor de zorgteams te beperken. Keep it simple is mijn motto. Onder dit motto is de slagingskans voor gebruik vele malen hoger.

Vervolg?
Het kwaliteitskader Verpleeghuiszorg geeft informatie over de personeelssamenstelling, maar geeft geen antwoord op de vraag hoe deze samenstelling dan volgens een bepaalde kwaliteit concreet zou moeten zijn. Ook worden weinig richtlijnen meegegeven over de personeelssamenstelling, terwijl dit in belangrijke mate de kwaliteit van zorg bepaald. Dat is jammer, want de mogelijkheden zijn er om hierover samen met de zorginstellingen een uitspraak te doen. De werkbalanstool van Actiz biedt hiertoe goede aanknopingspunten.

Wilt u hierover meer informatie? Neem dan gerust contact met mij op.