Opdrachten

Samen met een collega freelancer heb ik bij dit chemisch concern voor de afdelingen Finance, Control en Purchase (ca. 35 medewerkers) een veranderingsproces begeleid. Gestart is met interviews en velerlei communicatiebijeenkomsten om de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij dit veranderingsproces. Op basis daarvan en een uitgebreide (waarde)analyse (mede gebaseerd op de Overhead Value Added) is een advies uitgebracht over de verbeteringen in de organisatie, besturing, systemen, processen en cultuur. Daarna zijn er op basis van een uitgebreid implementatieplan samen met de medewerkers deelprojecten opgestart, waarbij afstemming plaatsvond met het management. Dit heeft geresulteerd in een reorganisatie en afslanking van de organisatie, waarbij medewerkers via outplacement werden begeleid. Ook heeft dit geleid tot een verbetering van diverse processen, waarbij gedrags- en cultuurverandering een belangrijke rol hebben gespeeld. Een leerzaam en mooi project, waarop ik trots ben.

De opdracht bestaat uit drie onderdelen: 1) Het verbeteren van de planning en control cyclus passend bij de wensen en ambities van de organisatie 2) Ontwikkelen van adequate stuurinformatie voor meerdere niveaus in de organisatie gebaseerd op de methodiek van de balanced scorecard (ontwerpen) en 3) Op basis daarvan adviseren en (mede) inrichten van een systeem, die de informatievoorziening ondersteunt en periodiek stuurinformatie in de vorm van een KPI dashboard biedt aangevuld met de mogelijkheid om meer detailinformatie op te vragen (implementeren).

Mijn opdracht bij deze organisatie voor verslavingszorg is de planning en control te verbeteren. Met name gaat het om de rapportages en de begroting. De rapportages zijn meer geautomatiseerd. Bij het inlezen van nieuwe data worden de rapportages automatisch geüpdatet. De begroting is geheel nieuw opgezet met een uitbreiding van budgethouders. De complexiteit is gelegen in de vele financieringsstromen (DBC's, DBBC's, BGGZ, LGGZ, WMO, etc.) en de vertaling naar de inzet van formatie. Een mooie uitdaging, maar het is gelukt.

Als business controller heb ik de planning en control voor een klantgroep verzorgd en advies gegeven over de bedrijfsvoering aan de directeur en het management. Daarnaast vond ik het leuk om enkele concerntaken op te pakken. Ik heb voor Vivium een nieuw model ontwikkeld om de productie en de omzet maandelijks te kunnen monitoren. Tevens heb ik de meerjarenbegroting voor Vivium opgesteld in samenspraak met de business.

Bij deze instelling voor verslavingszorg en opvang van daklozen heb ik als interim controller twee opdrachten uitgevoerd. De eerste opdracht was een vooronderzoek naar een pakketselectie voor een business intelligence systeem en een systeem m.b.t. het financieel beheer van cliëntgelden. Daarna is mij gevraagd een meerjarenbegroting op te stellen. Voor deze opdracht is een nieuw pakket ontworpen. De eenvoud van dit pakket maakt het tot een waardevol instrument om de financiële consequenties, uitgedrukt in rendement en financieringsbehoefte, door te rekenen op basis van de ontwikkelingen in deze branche. Op basis daarvan kunnen bijtijds strategische beslissingen worden genomen.

Als business controller heb ik voor deze instelling in de jeugdzorg drie opdrachten uitgevoerd, namelijk:
- Opzet en implementatie van managementinformatie (KPI dashboard)
- Opzet en ontwikkelen van een kostprijsmodel
- Opzet en ontwikkelen van een "controlsheet" (Dashboard met meerjaren forecast en scenario analyse)

Voor deze instelling in de ouderenzorg heb ik als interim controller de maandrapportages (rapportage aan middenmanagement, Raad van Bestuur en Raad van Toezicht) verzorgd. Daarna heb ik als projectleider deze managementrapportages sterk verbeterd door voor het middenmanagement de papieren rapportages om te zetten naar rapportages m.b.v. business intelligence. De rapportages bestonden uit een dashboard, waarbij het mogelijk was vanachter de PC of tablet via een drilldown in te zoomen op de gegevens tot medewerkers- en factuurniveau. In samenspraak met het management en de afdeling Control en ICT zijn deze rapportages tot stand gekomen. Daarnaast is de rapportage aan de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht sterk gereviseerd en verbeterd.

In deze interim control opdracht heb ik bij deze instelling voor de gehandicaptenzorg de planning en control cyclus sterk verbeterd.

De totstandkoming van de jaarrekening is volledig gekoppeld aan het boekhoudpakket en aangepast aan de nieuwste richtlijnen voor de jaarrekening. Daarbij werd gewerkt met een brugstaat, waarmee voor de accountant een overzicht beschikbaar kon worden gesteld. Daardoor kon aanzienlijk worden bespaard in de accountantskosten en een aanzienlijke tijdswinst worden gerealiseerd.

Daarnaast is in samenspraak met het management een nieuwe gebruikersvriendelijke begrotingstool ontwikkeld. Hiermee kon het management vanachter de PC zelf de begroting o.b.v. de ZZP financiering opstellen aan de hand van diverse parameters (productie, fte, m2, etc). Ook konden hiermee scenario's worden doorgerekend en business cases financieel onderbouwd worden. Aansluitend daarop is een meerjarenbegroting gemaakt, die mede is gebruikt als document voor financieringsaanvragen bij diverse banken.

Bij al deze instellingen in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg heb ik het project begeleid voor het ontwerp en de implementatie van een zelf ontwikkeld en uniform toepasbaar kostprijsmodel. Daarnaast heb ik bij enkele instellingen in samenspraak met het management en medewerkers het productenboek opgezet, waarin alle productspecificaties zijn opgenomen. Dit productenboek diende mede als input voor het kostprijsmodel.

In deze blog vertel ik meer over de inrichting van het kostprijsmodel, waarover ook een publicatie in het blad Zorginstellingen is verschenen.

In deze opdracht heb deelgenomen aan een projectteam om een nieuw operationeel besturingsmodel te implementeren. Daartoe zijn diverse heisessies met het voltallig management (ca. 70 personen) gehouden om vanuit de strategie de belangrijkste stuurvariabelen te benoemen. Vanuit de principes van de balanced scorecard zijn kritische succesfactoren en KPI's geformuleerd voor diverse overlegvormen. Samen met de afdeling ICT heb ik de dashboards voor de diverse overlegvormen ontworpen en geïmplementeerd.

In deze opdracht gaf ik als interim manager leiding aan 7 projectleiders en een controller. Binnen deze opdracht heb ik ze geleerd meer projectmatig te werken en meer samen te werken als team. Daarnaast heb ik een heisessie voor het MT en de staf geïnitieerd om een start te maken met een organisatie-ontwikkeling. Ik heb dit proces begeleid en samen met het MT van front office verbeterpunten uitgewerkt.

Als business consultant heb ik voor deze woningcorporatie een business case geschreven, waarbij een impactanalyse voor de invoering van een managementinformatie systeem is gemaakt. Deze business case, waarin alle aspecten van en consequenties voor de bedrijfsvoering zijn onderzocht, is als advies voorgelegd aan en besproken met de directie en overgenomen.

Bij deze woningcorporatie was ik projectleider. Ik leidde het project om de servicekosten alsnog af te rekenen. Daartoe is overleg gevoerd met de bewonerscommissies en zijn voor de afwikkeling diverse uitzendkrachten ingehuurd, die ik aanstuurde. Nadien kreeg ik als vervolgopdracht om de begroting te verzorgen, waarvan de servicekosten een belangrijk onderdeel uitmaakten. Hiervoor is overleg gevoerd met de directie, management, bewonerscommissies en diverse gremia.

In de opdracht stond de planning en control cyclus centraal, waarin ik de rol van interim controller vervulde. Later heb ik me gericht op de verbetering van de informatievoorziening bij de divisie ICT. Daartoe heb ik het management begeleid met het opstellen van het jaarplan en met hen de informatiebehoefte vastgesteld. Op basis daarvan zijn de begroting en de maandelijkse rapportages geheel opnieuw ingericht. Daarbij vond afstemming plaats met Corporate Control.