Lijvige rapporten met een stip op de horizon werken niet zo goed in de praktijk. Waarom maken we dan steeds grote plannen voor de toekomst? De meerderheid van dergelijke plannen verdwijnt uiteindelijk toch in de prullenbak. De ogen steeds gericht op dezelfde stip aan de horizon, houdt niet stand. Wij denken dat de toekomst maakbaar is, maar de stip verplaatst zich voortdurend of verdwijnt van de horizon door nieuwe inzichten. Kleine stappen nemen, is veel overzichtelijker en geeft in organisatie veel meer beweging. En de weg ernaartoe is ook belangrijk. Leren door doen, geeft meer energie en uiteindelijk wel resultaat.

Iets creëren en opzetten en dat het werkt. Dat vind ik het leukste in mijn werk en geeft energie. Creëren vertaalt zich ook in privé met het maken van muziek en met olieverf schilderen. Langzaamaan groeien de eerste noten tot een gitaarstuk of de eerste schetslijnen tot een olieverf schilderij, waarmee je tevreden bent. Kleine stappen nemen en met vallen en opstaan het steeds beter doen. Dit zie ik als een onderdeel van afmaken, waarmee je begonnen bent. En zie het resultaat van mijn schilderij (strand Terschelling) in de kop van dit blog (klik op afbeelding voor het volledige schilderij). Dat leer je door het te doen en het niet bij plannen te laten. En ook niet door een plan te maken hoe ik over 10 jaar zou moeten schilderen. De mens leert meer door het te doen in behapbare overzichtelijke brokken en steeds kleine nieuwe uitdagingen aan te gaan en te proberen.

Waarom komen er van vele organisatieplannen dan niets terecht?
Helaas ontbreekt het echt doen vaak bij de vele plannenmakerij. Ik heb in mijn loopbaan veel plannen in organisaties voorbij zien komen, maar ik denk dat maar weinig plannen echt volledig worden uitgevoerd. Het eerste probleem is de snel veranderende omgeving. Het plan is net geschreven of halverwege uitgevoerd en is al weer achterhaald door nieuwe informatie of andere inzichten. Het tweede probleem is dat plannen vaak grote, abstracte doelen zijn die je als organisatie niet zomaar bereikt. Denk aan ‘verminderen van de werkdruk’ of ‘verbeteren van de kwaliteit’. Daarmee maak je het de mensen in de organisatie lastig: het is veel te vaag. Mensen kunnen niet goed omgaan met ‘lange termijn’: het resultaat ligt te ver in de toekomst. Dit neemt niet weg dat er wel een doel moet zijn, maar plan het niet te ver weg en besteedt er niet teveel papier aan.

Hoe je als organisatie het plan echt uitvoert
Gooi het lijvige plan maar in de prullenbak. Schrijf in plaats daarvan een aantal concrete besluiten op, die je als organisatie elke week of maand gaat doen. Kleine stappen die uiteindelijk het resultaat opleveren dat je voor ogen hebt. Je neemt als organisatie een actie voor in plaats van een resultaat. Aan het doel ‘werkdruk verminderen’ heb je als organisatie niks. Aan besluiten om elke week of maand een afdeling te bezoeken en met hen er voor zorgen dat het werk beter verloopt, levert veel meer op. Kies als organisatie iets wat je kunt agenderen, zodat het niet abstract blijft. Maak het doel meetbaar, anders is het plan lucht.

Wat ook werkt, is door makkelijke verbeteringen snel door te voeren. Zolang je weet waar je als organisatie uit wilt komen en wat het eerste is wat je daaraan kunt doen, blijf je altijd in beweging. Zodra dat eerste kleine actiepunt is gedaan, is er weer een volgende stap die je kunt zetten.

Scrum als aanpak
Als er sprake is van een goede zelforganisatie dan is scrum ook een goede methode om resultaat te boeken. Met deze methode wordt al doende in kleine stappen het resultaat gerealiseerd. Scrum wordt toegepast met multifunctionele teams, waarbij zogeheten sprints (korte iteratieve stappen) worden uitgevoerd. Deze sprints worden binnen het team van feedback voorzien om zo direct wijzigingen te kunnen doorvoeren. De meetings zijn dagelijks of wekelijks afhankelijk van het onderwerp. Binnen zo’n meeting komen drie vragen aan de orde:

• Wat heb je bereikt sinds de vorige meeting?
• En wat ga je bereiken tot de volgende meeting?
• Ben je problemen tegengekomen of staan er zaken in de weg, waardoor je niet verder kunt of je doel niet kunt bereiken?

Dus
Korte stappen, een stap terug (bij schilderen weer uitvegen), leren met vallen en opstaan, werken beter om plannen ook daadwerkelijk uit te voeren dan grote doelen stellen die ver in de toekomst liggen en waarbij het gissen is hoe de toekomst er uitziet. Plan kleine stappen, dat werkt veel beter en geeft binnen de organisatie meer beweging en energie. De boog zo lang gespannen houden, houdt geen mens vol. En de toekomst kan niemand toch voorspellen.