Veel bedrijven kiezen voor outsourcing om zich te concentreren op de core business en tegelijkertijd om kosten te besparen. Tegenwoordig is voor het vraagstuk van outsourcing een business case geen luxe, maar een ‘must’. Een goede voorbereiding kan achteraf veel ellende voorkomen. Wat zijn nu zoal de voordelen en nadelen van outsourcing? Waaraan moet u denken voor het opstellen van een business case, zodat u een goede afweging kunt maken?

Een business case kan gezien worden als startdocument om een weloverwogen keuze te kunnen maken over outsourcing. Daarnaast kan een business case dienen als een instrument om tijdens de contractperiode de vinger aan de pols te houden. Voor het opstellen van een business case is het belangrijk te beginnen met de ‘waarom’ vraag. Zijn er ontwikkelingen gaande, die de aanleiding zijn om het outsourcingsvraagstuk te bestuderen. Zijn er bij voorbeeld grote ICT investeringen te verwachten, die met outsourcing kunnen worden vermeden? Of heeft u te maken gekregen met piek- en dalperiodes in het werk, die u niet snel met het eigen personeel kan opvangen? Of wilt u zich meer toeleggen op uw core business en kunnen bepaalde werkzaamheden daarmee beter door een externe partij worden uitgevoerd? Het antwoord op deze vragen bepaalt uw vertrekpunt om nader onderzoek te doen naar de activiteiten, die u wilt uitbesteden.

Verdiepingsvragen
Afhankelijk van de vraag welke activiteiten u gaat outsourcen zult u in het onderzoek op veel vragen een antwoord moeten krijgen. De volgende vragen kunnen zoal van belang zijn:

• Kan een externe partij uw problemen oplossen?
• In hoeverre wordt u afhankelijk van de derde partij? Hoe flexibel bent u nog na outsourcing?
• Wat zijn de risico’s van outsourcing?
• Wat zijn de kosten van outsourcing in vergelijking met eigen beheer?
• Wat zijn de kosten bij contractbeëindiging?
• Welke kwaliteit wordt geleverd bij outsourcing en welke afspraken worden gemaakt als de kwaliteit niet wordt nagekomen?
• Wat zijn de personele consequenties (wanneer een externe partij uw personeel overneemt)?
• Wat zijn de juridische consequenties (bij voorbeeld wanneer eigendomsoverdracht plaatsvindt)?
• Wat is de tijdsplanning?
• Wat zijn condities m.b.t. levering en betaling?
• Wat zijn de garantiebepalingen, veiligheidsvoorschriften, boete- en/of premieregelingen en geschillenregelingen?

Indien u een beslissing voor outsourcing heeft genomen, is de business case tegelijk een instrument om de voordelen en nadelen periodiek te toetsen. Van tijd tot tijd is een evaluatie van belang om opnieuw de vraag te stellen of de outsourcing nog voldoet aan de gestelde kwaliteit, het kostenplaatje, de mate van invloed/afhankelijkheid en de inzet van kennis.

Kwaliteit
Want als bedrijf blijft u namelijk eindverantwoordelijk voor de prestaties ook al heeft u geen directe invloed meer op de uitbestede activiteiten. Of er blijvend sprake is van een kwaliteitsverbetering hangt in belangrijke mate af van de gespecialiseerde kennis en kunde van de externe partij. Deze prestaties kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Goed is om periodiek de prestaties van de partij, waarmee u samenwerkt, te evalueren. Levert de overeenkomst nog steeds de oorspronkelijk afgesproken toegevoegde waarde op?

Kosten
Een veel voorkomende reden van uitbesteden is kostenbesparing. Nadeel is echter dat u als bedrijf daarna minder grip op de kosten heeft. Zeker is dit het geval als de externe partij te veel zeggenschap heeft bedongen. Daarom verdient het aanbeveling om periodiek opnieuw een kostenanalyse uit te voeren, zodat het uitbesteden opnieuw tegen het licht wordt gehouden. Uiteraard  dient bij de kostenafweging de prijs-/prestatie-/kwaliteitverhouding meegenomen te worden.

Mate van afhankelijkheid en invloed
In de loop van de tijd kan blijken dat de externe partij te veel invloed gaat krijgen. Oorzaak kan zijn dat u te veel afhankelijk bent geworden van de externe partij. Tip is om een klein gedeelte van de activiteiten in eigen hand te houden. Zorg dat niet alle kennis over de uitbestede activiteiten uit uw organisatie verdwijnt. Voor een goede controle van de externe partij is het raadzaam voldoende kennis in huis te houden. Hiermee voorkomt u dat u onvoldoende grip krijgt op de uitbestede activiteiten.

Mate van kennisverlies
Bij het uitbestedingsvraagstuk is het van belang de vraag te stellen in hoeverre de kennis bepalend is voor of invloed heeft op uw concurrentiepositie m.b.t. uw core business. Door het uitbesteden bestaat het gevaar dat kennis voor goed verdwijnt. Met name is deze vraag aan de orde bij technologische kennis, omdat de technologie snel kan veranderen. Te denken valt bijvoorbeeld aan ICT. Het verlies van kennis kan op termijn een moeilijk vraagstuk worden als blijkt dat u deze activiteiten in de toekomst weer zelf wilt gaan uitvoeren. Raadzaam is dus dit vraagstuk vooraf goed te overwegen en dit onderdeel periodiek te evalueren.

Tot slot
Voor outsourcing is een business case geen luxe, maar een ‘must’. De beslissing om al of niet uit te besteden is namelijk niet eenvoudig en kan veel gevolgen hebben. Immers, door outsourcing besteedt u een deel van uw activiteiten uit en gaat u een relatie aan met een externe partij, terwijl u grip wilt blijven houden op de resultaten. Dit vraagt enerzijds om een goede vertrouwensrelatie met deze partij en anderzijds om een goede business case, waarmee u periodiek controle uitoefent op alle onderlinge aangegane verplichtingen, condities en prestaties.

Meer weten?
Wilt u meer weten over een business case voor outsourcing? Heeft u hierbij hulp nodig? Neemt u dan gerust contact met mij op.

Vindt u deze blog leuk, waardevol of interessant, deel het dan met uw volgers via onderstaande buttons!