Zoekt u een handige simpele tool om een kalender te maken voor de planning en control cyclus (P&C cyclus)? Die vindt u hier en kunt u gratis ontvangen in uw mailbox. Ik geef in deze blog er enige uitleg bij.

De P&C cyclus kan op verschillende manieren worden weergegeven. Ik heb gekozen voor de P&C cyclus volgens onderstaande afbeelding. Strategisch plan en meerjarenbegroting vallen onder beleid en zijn de start van de P&C cyclus. Zonder beleid is geen sturing mogelijk en kan de organisatie geen richting worden meegegeven. Daarvoor dient de kaderbrief, de brief die de Raad van Bestuur laat uitgaan om aan te geven welke kaders er vanuit het strategisch beleidsplan voor het komende planningsjaar van belang zijn.

Binnen deze kaders kunnen managers aan de slag met een jaarplan en de begroting (de vertaling van beleid in uitvoering). Lopende het jaar wordt er gerapporteerd over de afwijkingen tussen de realisatie en jaarplan/begroting. Daarbij vinden er analyses plaats om de belangrijkste afwijkingen te duiden. Ook wordt er geprognosticeerd welk jaarresultaat wordt verwacht en zo nodig aangegeven welke maatregelen nodig zijn om het jaarplan/begroting te realiseren. Tenslotte wordt er maandelijks of per kwartaal in een gesprek tussen de Raad van Bestuur en de manager geëvalueerd en worden er afspraken gemaakt of voorstellen gedaan over de bijsturing. In de blog Zo houd je binnen de P&C cyclus een goed reviewgesprek kunt u hierover meer lezen.

Rode draad
Aan te bevelen is een rode draad door de P&C cyclus te laten lopen. Een mooi instrument daarvoor is de balanced scorecard. In elk onderdeel (strategisch beleidsplan, meerjarenbegroting, kaderbrief, etc.) komen de 4 perspectieven dan aan de orde. Meer kunt u hierover lezen in de blog Balanced scorebord en P&C cyclus in de praktijk. Daardoor wordt de focus ook verlegd naar een sturing op de totale bedrijfsvoering gelieerd aan de strategie in plaats van alleen te sturen op de financiële resultaten en worden er ook meer relaties zichtbaar, b.v. de mate van kwaliteit, efficiency in de processen en financieel resultaat.

De P&C kalender
Bovenstaande afbeelding is tegelijk de leidraad voor de P&C kalender. Per onderdeel kunt u de activiteiten vermelden die gedaan moeten worden. Beschrijf niet alle activiteiten, maar alleen die activiteiten die “output” genereren of overleg nodig hebben (b.v. RvB en manager of RvB en RvT). Dan houdt u de kalender overzichtelijk. De kalender is zo gemaakt dat u de jaarplanning kunt invoeren (kolom G). Daarnaast voert u voor het betreffende maand en jaar de precieze dag en datum (kolommen U en V) in. Zie de verkorte afbeelding van de kalender met een fictief voorbeeld voor de maandplanning.

Enige technische uitleg
De tool bevat diverse validatie menu’s, die u kunt aanpassen. In de kolommen B, D t/m G en U en V staan keuzemenu’s, die gekoppeld zijn aan de validatie (werkblad validaties). U kunt de validatie in deze kolommen aanpassen met: GEGEVENS, kies GEGEVENSVALIDATIE, selecteer de lijst in het werkblad VALIDATIES. In cel B4 (ook een keuzemenu) kunt u het jaar veranderen. Dan worden de cellen in kolom W automatisch aangepast aan het geselecteerde jaar.

De kolommen H t/m S (de planning in de tijd) verwijzen naar kolom G. Kolom W wordt automatisch aangepast bij de keuze van de maand in kolom G.

Als u een rij wilt invoegen, geen probleem. Voeg een rij in en copieer de rij daarboven naar deze rij. Maak de gegevens leeg, die u niet nodig hebt.

Gratis ontvangen?
Wilt u de tool ontvangen? Vul dan uw naam en email adres in het formulier en u krijgt de tool direct in uw mailbox. Veel succes met de tool voor de kalender P&C cyclus.