Veel zorginstellingen en sommige ziekenhuizen hebben (nog) geen kostprijsmodel. Een aantal daarvan denkt eraan om een dergelijk model op te zetten. Voor wie nog aan de vooravond staat van het ontwikkelen van een kostprijsmodel is deze blog zeker waardevol. Als kostprijsspecialist geef ik in deze blog diverse tips hoe je een dergelijk model kan opzetten. Als voorbeeld is de gehandicaptenzorg genomen, maar de denkrichting kan evenzo goed worden toegepast op de V&V sector, GGZ en ziekenhuizen.

Tip 1. Denk in subproducten
Het zorgaanbod kent een scala aan zorgproducten. Voor een ziekenhuis zijn dit DBC’s, voor de V&V sector en de gehandicaptenzorg zijn het (nog) ZZP’s, extramurale zorg, logeerhuiszorg, etc. Deze zorgproducten kunnen allen worden uitgesplitst in diverse componenten, subproducten genoemd. Bij een ziekenhuis zijn bijvoorbeeld de subproducten het 1ste polikliniek bezoek, de röntgenfoto, het labonderzoek, de medicatie, de klinische opname, de operatie, etc. Voor andere sectoren kunnen eveneens subproducten worden benoemd. In onderstaande uiteenzetting neem ik de gehandicaptenzorg als voorbeeld.

In de gehandicaptenzorg bestaat het ene zorgproduct alleen uit enkele uren begeleiding in de thuissituatie, het andere zorgproduct is complexer qua zorgaanbod en bevat combinaties van componenten. Een vraag als: “Hoeveel kost het als mijn gehandicapte dochter drie dagen per week bij uw instelling verblijft, één dag daarvan vervoer nodig heeft en af en toe in het weekend dagopvang nodig heeft?” lijkt ingewikkeld, maar door te denken in subproducten eenvoudig. Binnen de gehandicaptenzorg, maar dit geldt ook voor sommige andere sectoren, kunnen de volgende belangrijkste subproducten worden onderscheiden:

• begeleiding;
• behandeling;
• dagactiviteiten (met name begeleiding);
• vervoer;
• huisvesting;
• voeding;
• bewassing.

Deze subproducten noemen we kostendragers. Deze kunnen nog weer verder worden verbijzonderd, bijvoorbeeld de voeding die bestaat uit een ontbijt, lunch en warme maaltijd. Afhankelijk van de indicatiestelling i.c. de zorgvraag vindt afname van deze subproducten plaats.

Tip 2. Denk in producerende afdelingen
Centraal is de vraag: Welke afdelingen leveren zorgproducten (b.v. DBC’s, ZZP’s, extramurale zorg, etc.) en welke niet? De kosten van de afdelingen die geen zorgproducten leveren, kunnen worden betiteld als indirecte kosten. Deze kosten worden toegerekend via een verdeelsleutel aan de afdelingen die wel zorgproducten leveren.

Tip 3, Denk in stappen
In onderstaand figuur (klik erop voor een vergroting) is schematisch het kostprijsmodel gepresenteerd. Wie binnen een instelling begint met een kostprijsmodel kan het beste denken in stappen. Wat moet de instelling eerst doen, wat daarna en vervolgens daarna?

Stap 1 Kostentoerekening naar subproducten
Bij het toerekenen van de kosten naar de subproducten i.c. kostendragers is een start met een voorcalculatie voor de handliggend. Voor deze voorcalculatie kan de begroting als uitgangspunt worden genomen. De kosten worden toegerekend volgens de ‘step down methode’. Dat wil zeggen: de indirecte personeelskosten worden opgeslagen op de directe personeelskosten per subproduct. Vervolgens worden de niet direct aanwijsbare personeelskosten  (zoals bureaukosten, communicatiekosten, etc.) via een verdeelsleutel toegerekend aan de directe personeelskosten van de subproducten. De kosten die worden begroot op niet producerende kostenplaatsen worden eveneens op basis van een verdeelsleutel verdeeld over de directe personeelskosten per subproduct. Tenslotte wordt de overhead als percentage over de tot dan toe gealloceerde kosten per subproduct opgeslagen.

Stap 2 Tarieven per subproduct
Nu de kosten zijn  verbijzonderd naar de subproducten i.c. kostendragers kan een tarievenlijst per subproduct worden opgesteld. Voor de kosten die worden uitgedrukt in een uurtarief is een onderbouwing nodig van de cliënturen (uren die door de hulpverlener direct bij de cliënt worden besteed). Zolang er geen urenregistratie aanwezig is, zal volstaan moeten worden met een inschatting. Ga dan uit van de ‘best practice’, neem een steekproef en/of overleg met hulpverleners binnen de instelling om een inschatting te maken van de declarabele uren.

Stap 3 Kostprijzen van de zorgproducten
In deze stap wordt de kostprijs van de zorgproducten berekend. Deze kostprijs wordt opgebouwd uit een optelsom van de ‘afname’ van de hoeveelheden van de kostendragers maal de berekende kostprijs voor deze kostendragers en dit te delen door de productie van het desbetreffende zorgproduct.

Bij deze stappen wil ik je nog een extra tip geven:
Bij de opzet van een kostprijsmodel bestaat in de praktijk vaak de neiging om gelijk alles te willen. We willen bijvoorbeeld weten hoeveel ritten en kilometers een cliënt per dag aflegt bij het vervoer van en naar de dagactiviteiten. Door in detail te verzanden, duurt het lang voordat de eerste kostprijzen boven tafel komen. Er bestaat dan een gerede kans dat het zo enthousiast begonnen ontwikkelingsproces vroegtijdig als een nachtkaars uitgaat. Begin eerst met een grove opzet, zodat snel de eerste resultaten kunnen worden gepresenteerd. Later kan, waar nodig, verfijning worden aangebracht.

Tip 4. Denk in input en output
Het denken in input en output vergemakkelijkt de opzet van het kostprijsmodel. Begin bij de output. Welke informatie moet het kostprijsmodel opleveren? Alleen kostprijzen voor de tariefonderhandelingen met de zorgverzekeraar? Of ook informatie voor interne doeleinden? Kostprijsinformatie biedt namelijk vele mogelijkheden voor interne sturing, budgettoewijzing en analyses in termen van prijs, hoeveelheid en bezetting. Ook kan de informatie worden vergeleken met collega instellingen of gebruikt worden voor een onderlinge interne vergelijking. Maar ook hier geldt weer: niet teveel willen, want hoe meer gewenste output, hoe langer het duurt voordat de resultaten gepresenteerd kunnen worden. Is de output gedefinieerd dan kunnen data worden verzameld of, beter nog, ingelezen worden in het kostprijsmodel, om de gewenste output te krijgen. Integreer zoveel mogelijk met de bestaande systemen. Geen gemiddelde uurtarieven per FWG, maar een integratie met het salarispakket biedt meer perspectief voor een juiste toerekening van kosten. Geen zorg uitgedrukt in minuten, maar in (halve) uren. De schilder stuurt toch ook geen factuur, waarop staat 23 uur en 25 minuten maal het tarief per minuut, inclusief BTW? Tip is: zoek een balans tussen ‘door de bomen het bos niet meer zien’ en te grove kostentoerekening, waardoor kostprijzen geen kostprijzen meer zijn.

Input
Welke input is minimaal nodig om snel een kostprijsmodel te kunnen vullen? Dit is:
1. de kosten volgens de begroting (voorcalculatie) of volgens de administratie (nacalculatie);
2. productieve i.c. declarabele uren per deskundigheidsniveau;
3. productie in dagen;
4. zorgzwaarte of begeleidingsnorm (aantal hulpverleners op aantal cliënten);
5. hoeveelheden per subproduct i.c. kostendrager (aantal uren begeleiding, aantal dagen voeding, etc);
6. productie per zorgproduct.

Output
De output bestaat uit een tarievenlijst, waarin de kostprijzen van de subproducten staan vermeld. Daarnaast bestaat de output uiteraard uit de kostprijzen van de zorgproducten. Door de modulaire opbouw van de kostprijzen van de subproducten kan de kostprijs van het zorgproduct worden samengesteld afhankelijk van de indicatiestelling i.c. de zorgvraag. Nemen we als voorbeeld logeren in het weekend. De cliënt heeft als indicatiestelling i.c. (zorg)vraag:

• 2 dagen logeren;
• begeleiding nodig in groep van 5 op basis van indicatiestelling;
• 1 dag volledig pension, 1 dag zelf koken onder begeleiding;
• ontbijt op maandagochtend;
• regelt vervoer zelf;
• geen deelname dagactiviteiten.

Met de indeling in subproducten kan de cliëntvraag gemakkelijk worden vertaald in een prijskaartje. Zie afbeelding als voorbeeld.

Nog één tip
Voor het ontwikkelen van een kostprijsmodel heb ik een denkrichting en enkele tips gegeven. Tenslotte nog één tip voor wie nog niet aan een kostprijsmodel begonnen is: start er vandaag nog mee. Dit leidt tot meer inzicht in de keuzes die er binnen een instelling moeten worden gemaakt. Zeker nu extra bezuinigingen aan de orde zijn en de zorg in de komende jaren flink zal veranderen.

Vindt u deze blog leuk, waardevol of interessant, deel het dan met uw volgers via onderstaande buttons!