Zelfsturing. Je hoort het veel. Ook in de zorg is het ‘hot’. Dit wordt mede ingegeven door allerlei bezuinigingen en wijzigingen in de financiering. Met zelfsturing kunnen kosten worden bespaard, denkt men. Er zijn immers geen of minder managers nodig. Maar vergeten wordt dat de randvoorwaarden ook kosten met zich meebrengen. Er wordt veel meer een beroep gedaan op allerlei ondersteunende afdelingen. Over dit laatste meer in dit blog met als voorbeeld de afdeling financiën.

Er zijn enthousiaste verhalen over zelfsturing. De Buurtzorg wordt vaak genoemd als voorbeeld. Zonder managers klinkt vele organisaties als muziek in de oren. Teams die bestaan uit professionals met vakmanschap en ondernemerschap zijn natuurlijk prachtig. Of dat ook niet kan zonder zelfsturing, laat ik even buiten beschouwing. Maar onbesproken blijft veelal het effect op allerlei ondersteuning, die nodig is om zelfsturing mogelijk te maken. Elk voordeel heeft zijn nadeel, volgens een bekende spreuk van onze voetballegende Johan Cruijff. Ik neem als voorbeeld de afdeling Financiën, omdat ik als interim vaak hiervan tijdelijk onderdeel uitmaak.

Overleg en detail budget
Zelfsturing houdt in dat een team integraal verantwoordelijk is. Daar hoort bij dat het team ook stuurt op de afgesproken resultaten. Buiten de vraag of elk team dit wel kan, leidt dit tot een toename van de vraag naar ondersteuning vanuit de afdeling Control. Immers, waren voorheen budgetbesprekingen met de manager voldoende, nu zijn deze besprekingen per team noodzakelijk. Een team wil immers inspraak hebben in de totstandkoming van haar budget. Deze gesprekken gaan over veel meer detail dan voorheen. Of een budget voor voeding en opleidingen 500 of 1.000 euro moet zijn, zijn zoal de discussiepunten. Dat is van een hele andere orde als een budget voor een afdeling of locatie. Zelfsturing leidt dus tot een veel gedetailleerde budgettoedeling. Voor een controller betekent dit veel meer werk. Ook het optellen van al die budgetten tot een totale begroting is een tijdrovende klus.

Administratie tot op de euro
En dan heb ik het nog niet over de administratie. Naar gelang het aantal teams zal van de administratie meer inspanning worden verwacht. Vuistregel is dat 3 teams in plaats van één afdeling organisatiebreed leiden tot een toename van 20% van de administratieve last. Zo zal het aantal kostenplaatsen drastisch moeten worden uitgebreid. Ook de procuratiehoudersregeling voor budgethouders zal aangepast moeten worden en een toenemend beheer vragen. De facturenstroom zal ingewikkelder worden. Wat doe je met een factuur, die voor een afdeling of locatie is, maar waarvan de kosten nu moeten worden gesplitst en terecht moeten komen bij diverse teams? En dan heb ik het nog niet de boekingsgang. Elke euro zal op de goede kostenplaats i.c. team geboekt moeten worden. Het team wil immers tot in detail weten of zij al of niet binnen het budget blijft. Dat is logisch, maar geeft wel meer administratieve last.

Rapportage en overleg
De controller zal meer rapportages over financiën, ziekteverzuim, productiviteit, etc. moeten maken en toelichten of alleen moeten toelichten bij een goed werkend online softwarepakket. Cijfers zeggen niks zonder de interpretatie. De controller zal uiteraard daarover ook meer gesprekken moeten voeren. Daarbij is het gesprek over de cijfers met het team van een andere orde dan die met de manager. De praktijk zal zijn dat niet alle kosten op de goede plek terechtkomen. “Nee, dit bedrag van 200 euro herken ik niet” of “Dit bedrag van 100,74 euro is volgens mij verkeerd geboekt”. Want bij een team telt elke euro, omdat het budget ook klein is. Een manager let meer op de grote lijnen en zal over dergelijke bedragen minder moeilijk doen. Of deze bedragen nu op team 1 of 2 binnen zijn afdeling worden geadministreerd, is voor de manager minder relevant. Het afdelingsresultaat zal daardoor niet wijzigen. Voor de controller betekent meer detail veel meer uitzoekwerk. De hele planning en controlcyclus wordt gedetailleerder en zal daarom ook meer ondersteuning vanuit Control vragen. Ook hier kan een vuistregel worden gehanteerd: 3 teams in plaats van één afdeling leiden organisatiebreed tot een toename van ca. 35% voor de ondersteuning vanuit Control.

Elk voordeel heeft z’n nadeel
Dus wat de organisatie bij zelfsturing bespaart op het management, leidt tot een extra last bij de ondersteuning vanuit de financiële afdeling. Bij een organisatie met 12 fte administratie en 3 fte controllers mag een toename van ca. 3 fte worden verwacht als gevolg van zelfsturing. Of zelfsturing kostenbesparend is, is dus zeer de vraag. Want alle ondersteunende afdelingen (HR, ICT, facilitair, Inkoop, Financiën, etc.) zullen een tandje moeten bijzetten. En dan heb ik het nog niet over het vaak jarenlange invoeringstraject en de daarmee gemoeide kosten. Zelfsturing is voor professionals prachtig. Ze mogen alles zelf beslissen binnen bepaalde kaders. Zelfsturing heeft echter ook nadelen, waarvan ik er één hopelijk duidelijk heb gemaakt: zelfsturing is een draak voor financiën.

Vind je deze blog leuk, waardevol of interessant, deel het dan met jouw netwerk via de buttons!