In veel bedrijven wordt er periodiek gerapporteerd over informatie als winst, omzet, kosten, marktaandeel, etc. Maar niet elke rapportage zet aan tot gerichte acties. Er zijn zelfs rapportages die niet eens worden gelezen. Dikke boekwerken, veel cijfers, en geen gerichte informatie zijn hiervan meestal de oorzaken. En dat is jammer. Want sturen op targets is essentieel. Zeker in crisistijd. Wanneer zijn bedrijfsrapportages nu effectief? In dit blog wordt een aantal genoemd.

Liefst één A4tje
Met de huidige technologie is het mogelijk zonder problemen gigantisch veel data te verzamelen en op te slaan. Door deze berg aan data is men soms ook van mening al die informatie aan de directie of het management ter beschikking te stellen. Het gevolg zijn dikke rapporten en een overkill aan gegevens, waardoor men niets meer leest en geen keuzes maakt. Beperk de data tot liefst één A4tje, waarop de belangrijkste bedrijfsinformatie vermeld staat. En maak deze rapportage eens anders door niet alleen de cijfers te presenteren, maar door te werken met grafieken, metertjes, trends en forecast. Daarmee maakt u het bedrijfsrapport visueel, aantrekkelijk en snel om te lezen. Dit kan met Excel, maar ook met een geavanceerd softwarepakket, dat tegenwoordig zelfs voor een tablet of smartphone beschikbaar is.

Sluit informatie aan bij informatiebehoefte
Voor het managen van het bedrijf is het van belang over informatie te beschikken die aansluit bij de informatiebehoefte. Voor de directie kan dat anders zijn dan voor bijvoorbeeld een afdelingshoofd. De directeur wil inzicht in de productiviteit van de medewerkers per maand, maar het afdelingshoofd heeft hieraan niets. Een afdelingshoofd wil bijvoorbeeld dagelijks inzicht in de ureninzet van medewerkers. Dat geeft hem/haar meer gevoel bij het dagelijks werk dan de productiviteit van medewerkers per maand. Zie voor een meer uitgebreide uitleg mijn blog over Balanced scorecard in de praktijk.

Geef targets of normen mee
Data over omzet, kosten, winst, ureninzet, ziekteverzuim, etc. geven informatie, maar het gedrag wordt pas geïnitieerd als de realisatie met de target of norm wordt vergeleken. Dit werkt het beste als de bedrijfsrapportage stoplichten, dashboard meters of trends laat zien. Dit levert actiegerichtheid op, omdat bepaalde indicatoren ‘groen’, ‘rood’ of ‘oranje’ kleuren. Zorg er wel voor dat de gerealiseerde cijfers expliciet gerelateerd zijn aan een actuele target, die in het bedrijf met elkaar is afgesproken.

Zorg voor samenhang, oorzaak en gevolg
Als slechts op enkele cijfers wordt gestuurd, bestaat de kans dat het integrale beeld uit het oog wordt verloren. Stuur je bijvoorbeeld slechts alleen op het bedrijfsresultaat, dan zullen andere data minder belangrijk zijn en wellicht niet worden geregistreerd. Het resultaat is een gedrag dat volledig gericht is op het behalen van die ene doelstelling. Hiermee wordt geen verband gelegd tussen oorzaak en gevolg. En het integrale beeld maakt plaats voor suboptimalisatiegedrag. Zorg ervoor dat er over een set aan cijfers wordt gerapporteerd, die een afspiegeling van de bedrijfsstrategie vormt en een onderlinge samenhang vertoont.

Stem beloning en beoordeling af op succesfactoren
De beoordeling en beloning over het functioneren wijken nog wel eens af van wat het bedrijf belangrijk vindt. Zo kan het bedrijf de klanttevredenheid hoog in het vaandel hebben, terwijl het afdelingshoofd wordt afgerekend op rendement. Of dat innovatie een succesbepalende factor voor het bedrijf is, terwijl de bonus is gebaseerd op kostenbesparing. Waarop zou dan gestuurd worden? Op rendement en kostenbesparing, want daarvan hangt de beloning af. Afstemmen van de beoordeling en beloning op de succesfactoren van het bedrijf is aan te bevelen. Daarmee wordt er gerapporteerd over de cijfers, die bij de bedrijfsstrategie en de beloning passen.

Consequent bespreken
Er zijn bedrijven waarbij het overleg over de bedrijfsrapportage nog wel eens te wensen overlaat. Er is wel een agenda, maar de resultaten worden niet consequent aan de hand van een bedrijfsrapportage besproken. Alleen als er sprake is van ‘sense of urgency’ dan wordt de rapportage pas uit de bureaula gehaald. En dat is meestal te laat. Door aan de bedrijfsrapportage serieuze aandacht te geven en dit frequent te bespreken, wordt er ook gestuurd en worden grote verrassingen bijtijds ingezien.

Deel de informatie
Er zijn managers die de resultaten (onbewust) voor zichzelf houden en dit niet delen met hun medewerkers. Maar er kunnen alleen goede bedrijfsresultaten worden behaald als je de medewerkers, die hieraan bijdragen ook bij de voortgang betrekt. Het regelmatig bespreken van de bedrijfsrapportage kan een goede stimulans bieden voor verbetering. Waar gaat het goed en wat kunnen we als bedrijf nog verbeteren? Het klinkt logisch, maar het gebeurt nog vaak onvoldoende.

Deze blog is ook geplaatst op de website van Ondernemer24.

Vindt u deze blog leuk, interessant of waardevol? Deel het dan met uw volgers via één van onderstaande buttons!