In elk bedrijf is de financiële rapportage veelal het hart van de informatievoorziening. De financiële informatie dient gebaseerd te zijn op drie betrouwbaarheidsprincipes: volledig, juist en tijdig. Betrouwbaarheid heeft voor een deel te maken met de inrichting van de administratieve organisatie en de wijze waarop de daarin opgenomen regels en procedures worden nageleefd en gecontroleerd. Hieraan schort het nog wel eens met alle gevolgen van dien. Ook het up-to-date houden van de administratieve organisatie laat soms te wensen over, waardoor de betrouwbaarheid van de financiële informatie sterk in twijfel kan worden getrokken. Hoe voorkom je dat? Wanneer zijn de financiële informatie en de rapportage(s) daarover nu betrouwbaar?

Even geleden heb ik voor een opdrachtgever de processen en de daarbij behorende administratieve organisatie in kaart gebracht. Het bleek dat de manual hierover al jaren geleden gemaakt was en erger nog bestond uit een dik boekwerk, dat in de kast stond en waarnaar niemand keek. Dit voorbeeld is niet uitzonderlijk. Bij meer bedrijven wordt er onvoldoende aandacht aan de administratieve organisatie besteed. Het is bijvoorbeeld niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en een controle op de betrouwbaarheid van de informatie vindt onvoldoende plaats. De gevolgen hiervan kunnen verstrekkend zijn. Zo kunnen er bijvoorbeeld onopgemerkte fouten in de financiële rapportage voorkomen, waardoor een foutieve winst wordt gepresenteerd. Of er worden verkeerde investeringsbeslissingen genomen, waardoor achteraf het rendement sterk tegenvalt. Door meer aandacht te besteden aan de betrouwbaarheid van de totstandkoming van de financiële informatie kunnen dit soort fouten geminimaliseerd worden. Welke maatregelen zijn dan in ieder geval nodig?

Functiescheiding
Ten eerste moet er binnen de processen sprake zijn van functiescheiding. Binnen de processen hebben de medewerkers allen een andere rol, waarbij er maximaal vijf te onderscheiden zijn: beslissen, registreren, controleren, bewaken en uitvoeren. Op basis van een dergelijke functiescheiding wordt ook de autorisatie ingericht. Zo kennen we bij het proces van administratie tot financiële informatie ondermeer de volgende functiescheiding:

• management (beslissen): beslissen over te maken kosten en geven opdracht inkoop
• inkoop (uitvoeren): bestellen op basis van de inkooporder
• magazijn (bewaken): bewaken voorraad ingekochte en afgeleverde goederen
• administratie (registreren): registreren van de inkoopfacturen
• hoofd administratie (controleren): controleren van de crediteuren- en grootboekadministratie

Administratieve organisatie
De vraag in dit hele proces is: Zijn de goederen of diensten conform de opdracht door de daartoe bevoegde personen besteld en volgens de afspraak en condities juist, volledig en tijdig afgeleverd en betaald. Deze vraag lijkt simpel, maar de praktijk is soms weerbarstig. Daarvoor is een goede administratieve organisatie nodig, waarbij per administratie richtlijnen en procedures worden bepaald. Als de administratieve organisatie op orde is dan wil dat nog niet zeggen dat de richtlijnen en procedures ook nageleefd worden. Zo bleek bij mijn opdracht dat er veel mis ging in de match tussen de inkooporder en afhandeling van de daarbij behorende inkoopfactu(u)r(en). Dat leidde tot te late betalingen, veel herstelwerk en een ophoping van de tussenrekening, die zelfs jarenlang in stand bleef. Te weinig controle hierop was een belangrijke oorzaak, maar ook bleek dat de onbekendheid met de opgestelde richtlijnen hieraan debet was. Daarmee werden de kosten consequent te laag gepresenteerd. Het moge duidelijk zijn dat een dergelijk manco in de administratieve organisatie de financiële rapportage onbetrouwbaar maakte. Belangrijk is dus de administratieve organisatie up-to-date te houden in zowel functiescheiding als autorisatie en de richtlijnen voor de administratie voortdurend te toetsen op de actualiteit.

Interne controle
Er is dus een interne controle nodig om de maatregelen van functiescheiding en administratieve organisatie te toetsen met de vraag: Wordt het ook nageleefd en houden we ons er ook aan? De controlerende taak is hierbij van eminent belang alsook het voorbeeldgedrag van het management. Neemt het management het allemaal niet zo nauw dan werkt dit vaak door in de organisatie en verslapt de controle op de betrouwbaarheid van de gegevens. Of naleving i.c. een interne controle plaatsvindt, is dus belangrijk. Wat betreft de interne controle kunnen ‘harde’ controles worden ingebouwd, maar ook controles die meer soft van karakter zijn. Een ‘harde’ controle is bijvoorbeeld de verbandscontrole. Een dergelijke controle bij inkoop is bijvoorbeeld:

• Opboeking voorraadbestand grondstoffen (+/- prijsverschillen) = opboeking crediteurenbestand
• Afboeking crediteurenbestand = afboeking liquide middelen

Meer soft is bijvoorbeeld de steeksproefgewijze controle of de controle op basis van het vier ogen principe, waarbij door een andere functionaris met eigen ogen wordt vastgesteld of de informatie juist en betrouwbaar is.

Dus
Een correcte functiescheiding en een goede administratieve organisatie zijn preventieve structuurmaatregelen om er voor te zorgen dat de processen en de overdracht van deelactiviteiten duidelijk zijn. Wie wat doet en waarvoor verantwoordelijk is, wordt daarmee helder en functievermenging wordt daarmee voorkomen. Deze maatregelen alleen zijn echter niet voldoende. Interne controle is nodig om vast te stellen of en in hoeverre deze maatregelen ook daadwerkelijk worden nageleefd. Dat tezamen bepaalt of kan worden vastgesteld in hoeverre de financiële informatie en rapportage daarover betrouwbaar zijn.

Vindt u deze blog leuk, waardevol of interessant, deel het dan met uw netwerk!