Overal waar ik kom, wordt er gebruik gemaakt van spreadsheets, zoals Excel. Waarom? Spreadsheets zijn zeer geschikt voor forecast, begroting, budgettering,  rapportages, grafieken, etc. Is dit slim of kan je beter een softwarepakket voor dit soort zaken aanschaffen? De leveranciers van dergelijke pakketten zullen u het gebruik van spreadsheets zeker afraden. Maar is dit wel terecht? Ik heb gezien dat vele softwarepakketten bij de opzet nog wel goed werken, maar naar verloop van tijd de nieuwe ontwikkelingen moeilijk of niet meer kunnen bijbenen. Opzet is één, maar onderhoud is twee. Eerst is de organisatie blij met het nieuwe pakket, maar later hoor je steeds meer negatieve geluiden zoals: “Het duurt erg lang voordat het pakket is aangepast…” Hoe komt dat?

Dure oplossing
Met de snelle veranderingen in de omgeving en van de organisatie moeten de planning en control processen kunnen meebewegen. Nieuwe wensen en eisen moeten gemakkelijk en snel kunnen worden toegevoegd. En helaas, het softwarepakket is daarop lang niet altijd ingericht. “Nee, dat zit niet in het softwarepakket, we zullen het meenemen…” Ook komt het voor dat het softwarepakket meer biedt dan dat u nodig heeft. Toeters en bellen, waaraan u niks heeft, maar waarvoor u wel fors betaalt. Vaak wordt ook niet verteld dat het bij maatwerk of latere wensen een duur grapje wordt. Vele uren adviseur moeten worden betaald om de wijzigingen door te voeren. Of erger nog, het softwarepakket kan het niet aan. Bij meerdere klanten hebben wij dit meegemaakt, maar er zijn klanten, die wel overstappen. Lees het nummer van jan/feb 2011 in tijdschrift Controlling. Of dit wijs is?

Inrichtingsproblemen
Spreadsheets zijn zeer flexibel en goed te beheren, mits de spreadsheets goed worden ingericht en op elkaar zijn afgestemd. In de praktijk zie ik dat dit laatste vaak ontbreekt. Her en der in de organisatie wordt ermee gewerkt, waarbij ieder op zijn eigen manier een spreadsheet maakt. Een ander probleem met spreadsheets is dat er onvoldoende is nagedacht over het gebruik door meerdere gebruikers tegelijk. De spreadsheets zijn niet helder van structuur (wat moet ik nu doen?) en men weet niet hoe dat ingericht moet worden. Daardoor ontstaan er situaties, waarbij er honderden bestanden beheerd en aangepast moeten worden. Te weinig kennis van spreadsheets speelt daarbij onder andere een rol. Er kan namelijk meer met spreadsheets dan men denkt (zoals een volledige (geconsolideerde) jaarrekening met toelichting gekoppeld aan de financiële administratie, een begroting van eenheden met consolidatie en inleesmogelijkheden naar andere pakketten, een flexibel dashboard met diverse grafische mogelijkheden gecombineerd met een database). Ook een veel voorkomende omissie is dat de organisatie teveel leunt op één spreadsheet goeroe met alle risico’s van dien.

Enkele tips
Wanneer blijkt dat er een goede organisatie inrichting t.a.v. het gebruik van spreadsheets kan worden gerealiseerd, dan is er veelal geen softwarepakket nodig. Enkele tips voor een goede organisatie inrichting zijn:

• Zorg voor een goed proces wanneer meerdere gebruikers met dezelfde spreadsheets moeten werken
• Zorg voor een goed beheer van de spreadsheets, inclusief de stamgegevens
• Zorg ervoor dat er minimaal 2 medewerkers zijn om de spreadsheets te beheren
• Sta bij kritische processen geen wildgroei van spreadsheets toe. Laat dit over aan de specialisten.
• Zorg voor goed ontworpen spreadsheets (makkelijk in beheer, flexibel, gebruikersvriendelijk, opzet stamgegevens, koppelingsmogelijkheden, consolidatie, etc.)
• Denk aan een combinatie met een database (Data Access, Oracle, etc.)
• Zorg voor een handleiding en technische documentatie

Mijn stelling
Of het beheer van spreadsheets duurder is dan de aanschaf van een softwarepakket durf ik te betwijfelen. Mijn stelling is: “Als de organisatie omtrent het gebruik van spreadsheets goed is geregeld, is een softwarepakket als vervanging niet echt nodig. De beheerskosten van spreadsheets wegen niet op tegen de kosten van minder flexibiliteit, kosten die je niet had hoeven te betalen (wegens niet gebruikte onderdelen van het softwarepakket) en nog te betalen kosten (bij aanvulling of maatwerk voor het softwarepakket)”.