De balanced scorecard (BSC) methodiek wordt veelvuldig gebruikt om KPI dashboards te ontwerpen. Het komt meer dan eens voor dat een integratie met de planning en control cyclus ontbreekt. Er is een los KPI dashboard zonder een relatie met onderliggende informatie. En mogelijkheden om de oorzaken van de afwijkingen direct op te sporen, zijn niet voorhanden. In deze blog een korte schets hoe je de balanced scorecard methodiek kunt integreren in de planning en control cyclus.

Totaalbeeld
Het totaalbeeld ziet er als volgt uit:

In diverse blogs heb ik het deel “beleid” uiteengezet, waarbij de balanced scorecard methodiek is toegepast:
– De start voor elke balanced scorecard: missie en visie
– Van strategie naar kpi met de balanced scorecard
– KPI dashboard opstellen? Zorg voor een samenhang vanuit de strategiekaart!
– Hoe ontwerp je een balanced scorecard?
Meer kun je ook lezen in het Ebook “De balanced scorecard als instrument voor sturing en strategie” met een praktijkcase voor ziekenhuizen.

Jaarplan/business cases
Met de figuur geef ik aan hoe de balanced scorecard methodiek en de planning en control cyclus in elkaar grijpen.

Een optie is het beleidsplan verder uit te werken in business cases voor de diverse organisatie-eenheden of klantgroepen. In deze business cases wordt het beleid voor meerdere jaren concreet uitgewerkt en financieel doorgerekend. Deze business cases vormen dan de basis voor de begroting. Ook kan gewerkt worden met een jaarplan, waarin vanuit het meerjarig beleidsplan doelen kunnen worden afgeleid voor een jaar. Inherent aan de strategische balanced scorecard, waarin de KSF’s en KPI’s zijn geformuleerd voor de komende jaren, kunnen in de jaarplannen (of business cases) de doelen in de 4 perspectieven worden uitgewerkt, waarbij wordt aangegeven welke score men in het betreffende jaar verwacht bij de KPI’s. Een simpel voorbeeld:

Planning en control cyclus
De planning en control cyclus bestaat uit:
– Begroting
– Rapportage en prognose
– Analyse en verklaring afwijkingen
– Acties/bijsturen
Vanuit de jaarplannen of business cases wordt een begroting opgesteld, waarna er in de loop van het jaar hierover gerapporteerd wordt, inclusief een prognose.

Begroting
In de begroting worden de kosten en opbrengsten begroot. Daarin moet zichtbaar zijn hoe de business case en de KPI’s worden vertaald in kosten en opbrengsten. De vraag is welke middelen/welk budget is er voor nodig om de doelen te realiseren? In het voorbeeld: In de begroting wordt het lagere ziekteverzuim vertaald in een lagere begroting voor de inzet van personeel niet in loondienst (uitzendkrachten). Daarnaast wordt er een éénmalig budget begroot voor meer preventief ziekteverzuimbeleid.

Rapportage en prognose
En dan de rapportage, inclusief prognose. Deze rapportage bestaat uit een KPI dashboard met stoplichten en trends (in grafische vorm) aangevuld met de mogelijkheid meer detailinformatie op te vragen. Een goede rapportage bestaat niet alleen uit het KPI dashboard. Ook is er detailinformatie nodig om als manager te bezien waarom er wordt afgeweken van de KPI. Makkelijk is dit te realiseren door bij de KPI een link te plaatsen naar het desbetreffende rapport, waarbij eventueel verder kan worden ingezoomd naar meer detailinformatie, b.v. op factuurniveau of medewerkersniveau. Er zijn BI tools die hiervoor veel mogelijkheden van inzoomen op de informatie bieden. Daarnaast is het wenselijk om een prognose of forecast aan de rapportage toe te voegen. Immers, cijfers uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Wat wordt er dus verwacht voor de resterende tijdsperiode van het jaar? Halen we onze doelen en de begroting? De prognose cijfers zullen veelal apart aan de rapportage moeten worden toegevoegd en/of ingelezen moeten worden in de BI tool.