Het is een hele tour om de balanced scorecard ook daadwerkelijk werkend te krijgen in de organisatie. Om een periodiek gerapporteerd kpi dashboard met integratie in de planning en controlcyclus, waarbij acties worden ondernomen, voor elkaar te krijgen, zijn er meerdere kunsten nodig. In deze blog bespreek ik kort er vier: reden/timing, veranderingsbereidheid, geduld en sturen.

De kunst van de reden en timing
Allereerst zal er een reden moeten zijn om de balanced scorecard als instrument te gebruiken. De reden vanuit een intrinsieke motivatie biedt het meeste kans van slagen. Een balanced scorecard introduceren, omdat het een mooi stuurinstrument is, is niet voldoende. Redenen kunnen zijn: Slechte resultaten, te veel klachten en complicaties door fouten, een teruglopende productie, etc. Ook externe ontwikkelingen kunnen een noodzaak zijn, zoals bezuinigingen van de overheid of meer transparantie. Het doel van de introductie van de balanced scorecard en de onderbouwing daarvan moet duidelijk gecommuniceerd worden.

De kunst van veranderingsbereidheid
Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden, is een veel gehoorde uitspraak. Veranderingsbereidheid kan worden gecreëerd door mensen vanaf het begin te betrekken bij de verandering. Daarnaast moet het een meerwaarde opleveren voor de betrokkenen. What’s in up for me? Voor de verpleging bijvoorbeeld een verbetering van de werkwijze, waardoor ze meer plezier hebben in hun werk. Of voor het afdelingshoofd, die daardoor meer inzicht krijgt hoe bepaalde processen verlopen en hoe hij hierop beter kan acteren. Als medewerkers zelf invloed hebben op hun werkomstandigheden, zich kunnen ontwikkelen en er naar hen wordt geluisterd, dan is de kans dat zij zich betrokken voelen (o.m. bij de strategie) vele malen groter is.

De kunst van geduld
De invoering van de balanced scorecard is een omvangrijke verandering, die het meeste kans van slagen biedt als het stapsgewijs kan worden ingevoerd. Leren is een belangrijk onderdeel hiervan. De kunst is om geduld te hebben. De organisatie moeten leren leren hoe zij op basis van stuurinformatie ((key)prestatie- en procesindicatoren) verbeteringen kunnen realiseren. Mijn advies is te beginnen op managementniveau en vanuit de visie en de strategie een balanced scorecard te creëren. Daarmee biedt de top van de organisatie duidelijkheid wat zij belangrijk vindt en wat niet. Dit biedt voor het middenkader houvast welke projecten en initiatieven zij moet ontwikkelen om bij te dragen aan de strategie. Een volgende stap zou kunnen zijn het management te leren een jaarplan op te stellen met een indeling naar de vier perspectieven van de balanced scorecard. Neem voor een dergelijk traject ruim de tijd. Wanneer dit traject goed loopt, dan kan er een brug worden geslagen naar andere initiatieven in de organisatie. Zo zijn er al vele ziekenhuizen bezig om zorgpaden te beschrijven of bottlenecks zichtbaar te maken in het zorgproces (bij voorbeeld van opname stapsgewijze invoering kan het leer- en verbeterproces langzaam worden uitgebouwd.

Stuurkunst
De werking van de balanced scorecard wordt geborgd via de planning- en controlcyclus. De uitwerking leidt tot inzicht in de missie, visie, succesbepalende factoren en de strategische kaart. Dit inzicht kan worden verwerkt in een meerjarenbeleidsplan. Aan de hand hiervan kan een jaarplan worden opgesteld, waarin naar de vier perspectieven de doelen, prestatie indicatoren en acties worden opgenomen. Op dit jaarplan moet de begroting aansluiten. Over de bereikte resultaten bij de vastgestelde prestatie-indicatoren, doelstellingen en acties wordt periodiek gerapporteerd.

In deze cyclus is de bekende Deming cirkel te ontdekken van Plan, Do, Check en Act.

Tips:

• Het klinkt logisch, maar zorg ervoor dat er een goede planning met afstemmingsmomenten ligt.
• Zorg er voor dat het ook echt werkt, dat de cijfers op tijd worden verstrekt, dat de cijfers juist zijn, etc. Zijn dit soort zaken niet op orde, dan ontstaat er weerstand in de organisatie. “Van zie je wel het werkt niet” of “Hier kan ik niks mee”.

Wilt u meer hierover lezen? Download dan het Ebook “Balanced scorecard als instrument voor besturing en strategie”.