Achterover leunen kan niet. Regeren is voortdurend vooruitzien. Dat geldt voor ieder bedrijf, profit of non-profit. Ook de jeugdzorg wacht de komende jaren veel veranderingen, waarop op tijd ingespeeld moet worden. De belangrijkste verandering is dat de financier zal wijzigen van provincie naar meerdere gemeentes. Kleine landelijk opererende jeugdzorginstellingen zullen het onderspit moeten delven of zij moeten gaan fuseren. Voor hen is het ondoenlijk met al die gemeentes voor een paar cliënten afspraken te maken. Maar ook de meer regio georiënteerde jeugdzorginstellingen zullen op hun tellen moeten passen. Want de wijziging van financier zal gepaard gaan met bezuinigingen. Het is dus zaak om de financiën op orde te hebben en te houden en op deze veranderingen vroegtijdig in te spelen. De vraag is: Hoe doet u dat? Aan welke knoppen kunt u draaien? En hoe hard moet u aan deze knoppen draaien? Waarop kunt u eventueel bezuinigingen of winst behalen? Daarvoor moet u inzicht hebben in de samenhang tussen de diverse indicatoren voor uw bedrijfsvoering, zoals productie, formatie, uren, productiviteit, omzet, kosten, uren per product en rendement van de producten. En dat in een meerjarenperspectief.

Samenhang
Door diverse belangrijke indicatoren in hun samenhang te bezien, wordt duidelijk welk (financiële) effecten de maatregelen hebben in de toekomst. Een instrument om de effecten door te rekenen, biedt daartoe een belangrijk strategisch hulpmiddel. Ik heb hiervoor onlangs bij een jeugdzorginstelling een dynamisch en gebruikersvriendelijk model ontwikkeld. Daarbij is er een relatie gelegd tussen de begroting, het kostprijsmodel en een model voor de financial forecast.

De belangrijkste informatie
Vanuit de begroting zijn gegevens in het kostprijsmodel ingelezen, waarmee voorcalculatorische kostprijzen per product zijn berekend. Hiermee kan de instelling een vergelijking maken tussen de kostprijs van de verkopen en de omzet. Vanuit het kostprijsmodel is vervolgens informatie ingelezen in het model van de financial forecast, bij voorbeeld:

• Aantallen per product
• Berekende tarieven voor ambulant (per uur) en verblijf (per dag)
• Normuren per product (ambulant)
• Norm fte per dag per product (verblijf)
• Productiviteit
• Berekende percentages centrale en decentrale overhead
• Verkoopprijzen per financier

Een voorbeeld van de tarieven voor ambulant, afkomstig uit het kostprijsmodel, zijn in onderstaand figuur weergegeven (cijfers zijn fictief). Het startjaar is 2012.

Model financial forecast
Vanuit het startjaar (in dit geval 2012) kunt u in het financial forecast model prognoses invoeren voor de productie, normuren per product, productiviteit, etc. Ook zijn diverse parameters toegevoegd, zoals de ontwikkeling van de CAO, index voor materiële kosten, etc. Dit kan zowel op instellingsniveau als op divisieniveau worden opgegeven. Deze prognoses worden in één oogopslag zichtbaar in een dashboard. In dit dashboard worden de ontwikkelingen t.a.v. de productie, formatie, rendement, solvabiliteit, liquiditeit, etc. voor de komende jaren getoond. Daarbij is een onderscheid aangebracht in ambulant en verblijf, waarvan de details i.c. de diverse producten beschikbaar zijn in het model. Een voorbeeld van een deel van het dashboard van de instelling is hieronder gepresenteerd (cijfers zijn fictief, waarbij een dalende productie vanaf 2014 is verondersteld).

Scenario analyses
Met het model financial forecast kunt u diverse scenario’s laten doorrekenen. U verandert bij voorbeeld de productiviteit en de normuren per product (indicatie voor de kwaliteit van de dienstverlening) en u ziet direct het effect van deze veranderingen in het dashboard. Zo blijkt bij voorbeeld een productiviteitsstijging van 2% per jaar een effect op het resultaat te hebben van ca. 4 ton per jaar. Dit betekent voor de instelling een rendementsverbetering van 1,5% per jaar. Een ander voorbeeld is een wijziging van het overheadspercentage op centraal of decentraal niveau. Ook dit blijkt aanmerkelijke financiële consequenties te hebben.

Conclusie
In tegenstelling tot de vele bestaande softwarepakketten, waarin een financial forecast ontbreekt, blijkt dat dit model een belangrijk strategisch instrument is om te sturen op toekomstige ontwikkelingen. Het biedt u als bestuurder, directeur of manager van de instelling inzicht hoe de maatregelen op langere termijn uitpakken, zowel qua rendementsontwikkeling als qua ontwikkeling in de financieringsbehoefte en liquiditeit. En dat is belangrijk voor u om te weten. Niet achterom kijken, maar vooruitzien. Weten aan welke knoppen u moet draaien, zodat u kunt anticiperen op nieuwe ontwikkelingen.

Meer weten?
Als u meer wilt weten over dit model dan kunt u contact met mij opnemen. Ik ga graag met u daarover in gesprek.

Vindt u deze blog leuk, interessant of waardevol? Deel het dan met uw volgers via één van onderstaande buttons!