Er gaat veel veranderen in de zorg. Veel verzorgingshuizen zullen sluiten, omdat de oudere mens langer thuis moet wonen. Voor veel zorginstellingen leidt dit tot een afbouwscenario en nieuw beleid. Als controller valt mij op dat hierop soms slecht geanticipeerd wordt. De begroting wordt nog vaak op de ouderwetse manier opgesteld. De cijfers van het lopende jaar worden geëxtrapoleerd en aangevuld met nieuwe ontwikkelingen. De vraag is echter niet “wat er is” en dit te extrapoleren, maar “wat er nodig is” op basis van de verwachte productie (ZZP’s, extramuraal, dagactiviteiten, etc.). Tijd voor begrotingssoftware op basis van de ZZP systematiek. Veel efficiënter en effectiever.

Zoals het nu vaak gaat
De begroting in een zorginstelling kent velerlei componenten, zoals productie (in ZZP’s, extramuraal, dagactiviteiten, etc.), opbrengsten (zorgverlening en overige opbrengsten), fte’s en personele kosten,  materiële kosten (voedingskosten, algemene kosten, etc.) en doorbelaste kosten (b.v. interne uitleen, overhead). De fte’s en de personele kosten worden vaak gebaseerd op het AAG model. De bestaande formatie en bijbehorende personele kosten (salaris, periodiek, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, sociale lasten) worden uit een salarispakket (b.v. Beaufort) ingelezen en gedetailleerd per medewerker uitgerekend. De materiële kosten worden vaak geëxtrapoleerd, waarbij gekeken wordt wat de begrote kosten waren van vorig jaar.

Niet effectief en efficiënt
Deze systematiek is nauwkeurig, maar niet effectief en efficiënt. Bij extrapolatie wordt de inefficiëncy steeds mee begroot en wordt niet duidelijk waar de pijnpunten liggen. Uit de begroting moet blijken welke kwaliteit aan zorgverlening moet worden ingezet als de ZZP mix wijzigt. Ook moet er een relatie zijn tussen de productie en de inzet van personeel in fte. Is dit niet duidelijk dan biedt de begroting ook geen mogelijkheid om hierop te sturen en blijft de analyse steken in een constatering zonder dat de juiste acties kunnen worden ingezet. Daarnaast is de systematiek niet efficiënt. Door zo gedetailleerd te begroten is er sprake van een lange doorlooptijd. Nadeel is ook dat de modellen veelal persoonsafhankelijkheid zijn, waarbij de regie niet ligt bij de manager, maar bij de controller. Begroot wordt wat er is en niet wat er nodig is op basis van de verwachte productie.

Nieuwe systematiek
Juist nu er in de zorg sprake is van een afbouw scenario (geen opname meer van ZZP’s 1 t/m 3 en mogelijk ook 4) is het zaak een begroting op te stellen, waarbij een relatie wordt gelegd tussen het begrote productieverloop en de opbrengsten en kosten. Gefaseerd moeten er bijvoorbeeld bedden worden afgebouwd, waarbij helder moet zijn in hoeverre personeel moet worden ingekrompen in kwantiteit (fte’s) en mogelijk een andere kwaliteitsverhouding (leerlingen, verzorgenden, verpleging, etc.) krijgt. Het verbaast mij dat deze begrotingssystematiek lang niet altijd wordt toegepast. Er is dus geen goed inzicht hoe het personeelsverloop moet veranderen als de productie of de mix daarvan verandert. Ook in analyse opzicht is de relatie tussen productie, fte’s en kosten moeilijk te maken. Daarom heb ik bij een zorginstelling een model ontwikkeld, dat in onderstaande afbeelding schematisch is weergegeven.

In dit model krijgt de zorginstelling per locatie direct inzicht in de benodigde fte én – niet onbelangrijk –  de samenstelling van de fte (verpleging, verzorging, begeleiding, activiteitenbegeleiding, paramedici, gastvrouwen, leerlingen, etc.). Op basis van deze fte’s en de samenstelling daarvan worden de personele kosten m.b.v. de HHM normering automatisch uitgerekend. Ook de variabele materiële kosten (b.v. de voedingskosten en de cliëntgebonden kosten) worden op basis van de invoer van de verwachte productie bepaald door voor deze kostencategorieën een norm te ontwikkelen. De vaste kosten worden apart begroot. Dit model kan door de manager worden ingevuld en scenario’s kunnen worden doorgerekend, waarbij de controller zo nodig ondersteuning kan bieden. Elke wijziging in het model biedt in één oogopslag inzicht in het begrotingsresultaat.

Meer voordelen
Naast de sterke inhoudelijke kant van het model zijn de verdere voordelen:

• Versnelling doorlooptijd van het begrotingsproces door uniforme werkwijze
• Door managers interactief en gemakkelijk op te stellen
• Gebruikersvriendelijk
• Flexibel
• Per locatie in te vullen
• Makkelijk te consolideren
• Makkelijk in beheer
• Lage kosten (geen licentiekosten)

Meer weten?
Begroten in een zorginstelling kan veel efficiënter en effectiever. Dat heeft dit model al bij een zorginstelling bewezen. In de leaflet kunt u meer informatie vinden over dit model. Download de leaflet en neem contact met mij op voor het maken van een vrijblijvende afspraak.