Elke organisatie moet zich continu ontwikkelen en investeren in de toekomst van personeel en systemen. Stilstand is immers achteruitgang. Maar hoe krijg je als organisatie nu het leren zichtbaar? Hoe meet en monitor je dat als organisatie? Dat blijkt in de praktijk een lastige puzzel te zijn. Daarom in deze blog enkele handvatten aan de hand van het leer- en groei perspectief uit de balanced scorecard methodiek.

Doelstellingen
De balanced scorecard methodiek begint met de vraag welke doelstellingen de organisatie nastreeft binnen het leer- en groei perspectief. Deze doelstellingen zullen per organisatie verschillen, maar er is een gemene deler te ontdekken. Als belangrijkste doelstelling zullen het moreel en het behoud van personeel in dit perspectief aan de orde komen. In tijden van krapte op de arbeidsmarkt is deze doelstelling van eminent belang. In vele sectoren is er sprake van een personeelstekort. De organisatie is er dus alles aan te doen om het personeel binnen boord te houden. Hoe houd je het moreel hoog? Hoe zorg je ervoor dat het personeel niet vertrekt? Om deze vragen te beantwoorden, zal de organisatie KPI’s moet ontwikkelen om een antwoord op deze vragen te krijgen.

Moreel en behoud van personeel
Hoe meten we de doelstelling in diverse KPI’s? De doelstelling kan in de kern worden gemeten door de tevredenheid van medewerkers. Wanneer zijn medewerkers tevreden? Daarvoor zijn drie onderdelen van belang: functiebevoegdheid, technologie en zelfstandigheid. De medewerkerstevredenheid leidt tot een hogere productiviteit en behoud van personeel, eveneens doelstellingen binnen dit perspectief. Zie onderstaande figuur.

Medewerkerstevredenheid
Helaas staat de medewerkerstevredenheid niet in elke organisatie hoog op de agenda. Veel organisatie peilen de tevredenheid slechts één keer per jaar. Met de uitkomsten wordt vaak weinig gedaan. Dat is jammer. Beter is elke maand een vast percentage van willekeurig gekozen medewerkers naar hun tevredenheid te vragen. In een onderzoek zullen vragen moeten gaan over de ‘ drivers’ van medewerkerstevredenheid, namelijk de functiebevoegdheid, de technologie en de zelfstandigheid. In een onderzoek hiernaar zijn dan bijvoorbeeld de volgende punten van belang:

• Mate van tevredenheid over de organisatie
• Mate van betrokkenheid bij de besluitvorming
• Mate van eigen werk bepalen
• Mate van erkenning voor het werk
• Mate van actieve aanmoediging om initiatieven te ontwikkelen
• Toegang tot voldoende informatie

Door maandelijks inzicht kan uit de uitkomsten lering worden getrokken. Als er onvoldoende erkenning is voor het werk of initiatieven vaak in de kiem worden gesmoord, is de stijl van leidinggeven bijvoorbeeld een verbeterpunt.

Les 1 is dus weet wat er leeft bij de medewerkers en peil voortdurend hun tevredenheid

Behoud van personeel
Zijn medewerkers tevreden dan zullen ze over het algemeen ook minder gauw de organisatie verlaten. Dat is prima, want ongewenst vertrek is in feite verlies van intellectueel vermogen. Medewerkers met een langdurige arbeidsrelatie zijn dragers van de waarden en kennen de interne zaken door en door. Zaak is om de langdurigheid van de arbeidsrelatie te meten aan de hand van het verloopcijfer. Verzamel daarbij als organisatie bijvoorbeeld middels een exit interview de redenen van vertrek. Daaruit kunnen verbeterpunten worden geïnitieerd, die ervoor zorgen dat medewerkers langer blijven.

Les 2 is dus weet waarom iemand vertrekt en neem maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen

Productiviteit van medewerkers
Ook aan de productiviteit van medewerkers valt af te lezen in hoeverre medewerkers tevreden zijn. Indirect speelt ziekteverzuim hierbij een rol. Is deze hoog dan is dit voor een deel vaak gerelateerd aan het werk en zit hier vaak onvrede achter. Een lager ziekteverzuim leidt tot een hogere productiviteit en andersom. Belangrijk is dus om de productiviteit per week en/of per maand te meten aan de hand van een urenregistratie. Daarmee ontstaat inzicht in:
• De mate van inzet bij de klant
• De hoogte van het ziekteverzuim en de daarmee gemoeide extra kosten
Daarnaast speelt indirect ook de ondersteuning vanuit de systemen een rol. Zijn de systemen zodanig ondersteunend dat medewerkers snel en goed hun werk kunnen doen? Of vallen de systemen vaak uit of voldoen ze niet voldoende (meer)? Een goed werkend systeem betaalt zich terug in een betere productiviteit.

Les 3 is dus zorg voor goed werkende systemen of vervang ze. En weet de redenen van het ziekteverzuim en niet alleen het cijfer, zodat hierop gericht geacteerd kan worden

Meten=weten=actie=leren
Wil je als organisatie vanuit het leer- en groei perspectief gezien leren dan zullen hiervoor doelstellingen moeten worden geformuleerd en daarbij voortdurende metingen moeten plaatsvinden. De doelstellingen zullen veelal betrekking hebben op het moreel en de loyaliteit van de medewerker. Behoud van personeel is in de huidige krapte op de arbeidsmarkt bij elke organisatie zeker een speerpunt. Deze doelstellingen zijn goed te meten middels medewerkerstevredenheid, verloop, verzuim en productiviteit. Meten is nog altijd weten welke acties nodig zijn om als organisatie te leren en te verbeteren.