De Balanced Scorecard is heden ten dage niet meer weg te denken bij veel organisaties. Dit instrument wordt gebruikt om de prestaties te sturen en te beheersen. Bovendien is het een goed communicatiemiddel en een mooie methode om de strategie te vertalen in concrete acties. Om een balanced scorecard te ontwerpen, hanteer ik vaak het stappenplan zoals in deze blog kort is uiteengezet. Ik zal kort de stappen één voor één met je doorlopen.

Woord vooraf
Maar laat ik eerst hiermee beginnen. Voor het ontwerpen van een balanced scorecard is draagvlak creëren essentieel. Belangrijk is dat alle betrokkenen begrijpen waarvoor een balanced scorecard staat, wat daarmee wordt beoogd, hoe het werkt en hoe deze tot stand moet komen. Daarbij is het van belang dat de managers en de medewerkers bij alle stappen van het ontwerp betrokken worden. Zij moeten immers er voor zorgen dat de strategie wordt gerealiseerd. En als de balanced scorecard eenmaal ontworpen is, dan moet er ruimte zijn en tijd worden genomen om met de balanced scorecard te leren werken. Daarvoor is training en coaching on the job onontbeerlijk. Dan nu samengevat de stappen om een balanced scorecard te ontwerpen.

Stap 1 Toets de missie en visie
Een balanced scorecard is een instrument om de strategie met prestatie-indicatoren concreet te maken en te vertalen in doelgerichte acties. Een strategie kan pas geformuleerd worden als een uitspraak is gedaan over de missie en de visie van de organisatie. De missie geeft het bestaansrecht van de organisatie weer. De missie wijzigt in principe niet. Alleen zal zij af en toe opnieuw geformuleerd worden. De missie wordt vaak in enkele zinnen samengevat. Met een visie wordt een toekomstbeeld over drie tot vijf jaar geschetst. In de visie worden uitspraken gedaan over de samenwerkingspartners, klanten, (soorten van) producten en diensten in de toekomst. Een visie heeft tot doel richting te geven en biedt een inspiratie voor de organisatie.

Stap 2 Formuleer de strategie
Hoewel de visie richting geeft is deze nog niet concreet genoeg om er mee te kunnen werken. Daarom formuleren organisaties een strategie. De strategie is het stappenplan om de visie te realiseren. In dit stappenplan wordt uiteengezet welke middelen met welke prioriteiten zullen worden ingezet om strategische doelen te bereiken. Een dergelijk stappenplan wordt veelal onderbouwd met diverse analyses, zoals de sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen (SWOT-analyse), de marktpositie, concurrentiepositie, etc. De strategie wordt vastgelegd in een strategisch plan of ondernemingsplan.

Stap 3 Maak een strategiekaart
Nu de strategie helder is, is het zaak de oorzaak-en-gevolg relaties tussen de verschillende doelstellingen van de strategie te visualiseren in een zogeheten strategiekaart. De vraag bij elke doestelling is: Wat is de kritische succesfactor? Voor elke doelstelling wordt een kritische succesfactor geformuleerd. In de regel belanden er niet meer dan 20 kritische succesfactoren in een kaart, die zijn gegroepeerd in de vier perspectieven van de balanced scorecard: financieel, klant, interne processen en innoveren en leren . Deze kaart kan voor het management en de medewerkers gezien worden als de eerste bladzijde van het spoorboekje om de strategie te realiseren. Tevens is het een mooi communicatiemiddel. Zonder een strategiekaart is het niet mogelijk een goede balanced scorecard te ontwerpen.

Stap 4 Formuleer prestatie-indicatoren, normen en acties
Nu de strategie in kaart is gebracht, is de volgende stap deze te vertalen naar prestatie-indicatoren. Ik denk dat dit wel het moeilijkste gedeelte is van het stappenplan. Om de kritische succesfactoren in een goede meetbare prestatie-indicator weer te geven, is een hele tour. Dit temeer daar bij elke indicator ook een richtwaarde of norm moet worden vastgesteld die de gewenste streefwaarde aangeeft. Het verdient aanbeveling de prestatie-indicatoren uit te schrijven en op te nemen in een woordenboek. Tot slot is het belangrijk bij elke strategische doelstelling één of meer acties met afloopdatum vast te leggen die er voor zorgen dat er daadwerkelijk wordt gewerkt aan de realisatie van de strategie.

In onderstaande afbeelding zijn de stappen gevisualiseerd.

Stap 5 Ontwikkel de rapportages
De prestaties-indicatoren, normen en acties vormen de basis voor het ontwerp van de balanced scorecard. De prestatie-indicatoren worden ingedeeld naar de eerder genoemde vier perspectieven. Aan te bevelen is deze thema’s in de rapportages over de balanced scorecard terug te laten komen. De rapportages kunnen op velerlei manieren worden gepresenteerd, maar veelal zal maatwerk aan de orde zijn. Daarbij zullen keuzes moeten worden gemaakt over de rapportagefrequentie en de technische realisatie. Gekozen kan worden voor een standaardpakket, maar een maatwerkoplossing met bij voorbeeld een database aangevuld met een Excel spreadsheet is ook een goed alternatief.

Wil je op deze blog reageren? Heb je aanvullingen of een mooie praktijkervaring? Dan roep ik je op om een reactie te plaatsen. Vind je deze blog waardevol, interessant of leuk, deel het dan met jouw volgers via één van de onderstaande buttons.