Als business consultant kom ik bij diverse bedrijven en help ik hen om de stuurinformatie in kaart te brengen. Wat ik veel tegenkom, is niet meer van deze tijd. Dikke pakken papier, waaruit de ondernemer wijs moet worden hoe zijn bedrijf er voorstaat. Of maandrapporten met veel cijfers en een toelichting, die je nauwelijks kan doorgronden. Ik vind dat niet gebruikersvriendelijk. Al vele jaren lang zijn er namelijk prachtige tools om alle belangrijke bedrijfsinformatie op één A4tje te tonen. Of nog mooier als een dashboard op je PC, tablet of smartphone. Welke ondernemer wil niet in één oogopslag de business resultaten volgen?

Druk, druk, druk
Ik denk dat vele ondernemers hiernaar uitkijken. Want in de huidige tijd worden we overstelpt met gegevens. Vele data, memo’s, notities, etc. liggen elke ochtend opnieuw weer op je bureau om even door te nemen. Laat staan nog de vele mailtjes, die je moet afwerken. Soms kom je niet eens door de stapel heen. Druk, druk, druk. Wat is het dan fijn om eens iets in je handen te hebben, waarmee je in één oogopslag kunt zien hoe je onderneming ervoor staat. En op basis waarvan je beslissingen kunt nemen en acties kunt uitzetten om de bedrijfsresultaten te verbeteren.

Alles bij elkaar
Ik zou zeggen: “Weg met die stapels papier, waarin je pas na drie keer lezen begrijpt hoe je onderneming reilt en zeilt. Gooi ze in de prullenbak!” Want er is tegenwoordig meer mogelijk om de relevante bedrijfsinformatie (visueel) leesbaar en begrijpelijk te maken. Hoe? In een zogeheten dashboard. Dit is een combinatie van diverse prestatie-indicatoren, die een afspiegeling vormt van de bedrijfsvoering. Deze indicatoren worden weergegeven in de vorm van grafieken, staafdiagrammen, metertjes, stoplichten, e.d. De huidige techniek is zover dat een dashboard ook op de tablet of smartphone kan worden getoond. En er zijn bepaalde tools, waarmee je vervolgens kunt inzoomen op de gegevens. Daarmee kunnen vrij makkelijk de slecht lopende bedrijfsonderdelen en problemen worden opgespoord. Deze YouTube video laat een voorbeeld zien.

Indeling dashboard
Hoe wordt een dashboard over het algemeen ingedeeld? Dit kan op velerlei manieren, maar een handige kapstok is de business weer te geven in 4 perspectieven, te weten klant, leren & groeien, interne processen en financiën. Binnen deze perspectieven worden de kritische succesfactoren (KSF’s) benoemd, die vervolgens in prestatie-indicatoren worden uitgedrukt. Ik geef een aantal voorbeelden:

• Perspectief klant:
  Momenteel bedien je een beperkte klantengroep, waarmee het risico wordt gelopen dat er een aanzienlijk deel van de omzet kan wegvallen als een grote klant failliet gaat. Voor de onderneming is daarom een spreiding van risico’s essentieel. Een kritische succesfactor is dan nieuwe klanten te werven. Een prestatie-indicator zou dan kunnen zijn: Aantal nieuwe klanten met een omzet groter dan een bepaald bedrag.




• Perspectief leren & groeien:
  Als ondernemer haal je een mooie omzet en laat je goede cijfers zien, maar als je niet investeert in het personeel en in productinnovatie, dan heeft de onderneming op lange termijn geen bestaansrecht meer. Zeker als de onderneming te maken heeft met korte levenscycli van producten en veranderende behoeften van klanten in een concurrerende markt . Kritisch is dan nieuwe verkoopkanalen aan te boren en te innoveren in nieuwe producten en markten. Prestatie-indicatoren zouden dan bijvoorbeeld kunnen zijn: verloop personeel, medewerkertevredenheid (personeel) en de tijd, die nodig is om nieuwe producten op de markt te brengen (time-to-market).



• Perspectief interne processen:
  De onderneming heeft diverse productielijnen. Uitval en afval zijn aan de orde van de dag, maar deze procesverstoringen wil de onderneming zo laag mogelijk houden. Een kritische succesfactor is dat machine x naadloos aansluit op machine y, dat deze machines niet stil komen te staan en dat het fabricageproces wordt verbeterd. Een prestatie-indicator zou kunnen zijn: het percentage uitval en afval per productlijn in combinatie met het aantal uren, dat de fabricage stil valt.




• Perspectief financiën:
  Voor de hand ligt bijvoorbeeld de bruto winst, de bruto winstmarge en de omzet per klantgroep. Maar ook andere financiële onderdelen kunnen kritisch zijn, zoals bijvoorbeeld de debiteurenstand. Is deze stand hoog dan kan de onderneming in cash problemen raken. Een prestatie-indicator zou dan kunnen zijn: een debiteurenstand ouder dan 30 dagen mag niet meer dan een bepaald percentage uitmaken van de totale debiteurenstand.

Door per perspectief te bezien welke bedrijfsonderdelen kritisch zijn, kan een set aan prestatie-indicatoren worden samengesteld, die tezamen het dashboard voor de onderneming vormt.

Verder vooruitkijken
Wie nog meer wil dan op de lopende business resultaten sturen, kan het dashboard uitbreiden door de prestatie-indicatoren in een meerjarenperspectief te plaatsen. Dit is erg handig, want daarmee kan je de voorgenomen beslissingen door middel van scenario’s laten doorrekenen. Hiermee kan worden bepaald welk effect een bepaalde keuze heeft op bijvoorbeeld de omzet- en kostenontwikkeling, de winstverwachting en de financieringsbehoefte in de komende jaren.

Kortom, voor de ondernemer, die weinig tijd heeft, van het vele papier af wil en in één oogopslag de bedrijfsresultaten wil volgen, is een dashboard op de PC, tablet of smartphone zeker aan te raden.

Deze blog is ook geplaatst op de website van Ondernemer24.

Vindt u deze blog leuk, interessant of waardevol? Deel het dan met uw volgers via één van onderstaande buttons!