De balanced scorecard in de praktijk invoeren, is geen gemakkelijke opgave. Het is het vaak een kwestie van lange adem. Ik heb ervaren dat draagvlak creëren de belangrijkste factor is voor het succes. De gehele organisatie moet gemobiliseerd worden om te werken met de balanced scorecard. Het is geen goed proces wanneer alleen het management de verandering dicteert en van bovenaf oplegt. Het is het aan te bevelen om een projectteam met een dwarsdoorsnede uit de organisatie in te richten. Zij moeten samen met de organisatie de verandering dragen en uitdragen. Ook zijn er in het projectteam goede specialisten nodig om de vertaalslag te kunnen maken van de gewenste stuurinformatie naar concrete resultaten. Zonder een goed doordacht ontwerp en een gedegen implementatie zal het draagvlak niet verkregen worden en zal het project niet slagen. Ik heb in een traject van de balanced scorecard het ontwerp en de implementatie mogen verzorgen. Hier een korte impressie over het ontwerp.

Het begrip
Een balanced scorecard is een instrument om de strategie en doelstellingen te vertalen naar concrete key performance indicators (KPI’s). In een balanced scorecard worden de KPI’s in vier perspectieven (financieel, klant, interne processen en medewerkers) gegroepeerd, waarbij er een causaal verband bestaat tussen de perspectieven. Vaak worden de KPI’s in een dashboard gepresenteerd. In onderstaand filmpje worden de principes van de balanced scorecard uitgelegd.

Praktisch maken
In mijn praktijkvoorbeeld is de balanced scorecard gebaseerd op de strategische doelen van een organisatie eenheid binnen een energiebedrijf. De strategie kende drie perspectieven: veiligheid & kwaliteit, tijdigheid (doorlooptijd) en productiviteit & kosten. Als u het filmpje heeft bekeken dan zult u opvallen dat er van de genoemde perspectieven (financieel, klant, interne processen en medewerkers) is afgeweken. Maar een balanced scorecard moet goed aansluiten bij de praktijk en de gehanteerde strategie van de organisatie. En die is voor elke organisatie weer anders.

Naast de indeling in perspectieven moest er een verbinding worden gelegd tussen de operatie en de strategie. De gehele organisatie moest bijdragen aan de realisatie van de strategie en niet alleen het management. Daartoe werden diverse overlegvormen op verschillende niveaus in de organisatie benoemd. Dus b.v. voor het MT, tussen de directeur en de manager, de manager en de medewerkers of de medewerkers onderling met een verschillende discipline. De scorecards moesten aansluiten bij deze overlegvormen. Dit betekende dat elke overlegvorm een eigen scorecard met een eigen set aan KPI’s nodig had. De KPI’s en de targets waren dus niet voor elke overlegvorm identiek. Wel waren er causale verbanden tussen de diverse KPI’s van de verschillende hiërarchische organisatielagen (van directie tot medewerker).

Ontwerp
Hoe ontwerpen we nu een dashboard (visualisatie van de scorecard) volgens de balanced scorecard principes? Over het algemeen bestaat het ontwerp uit drie hoofdgroepen:

• Input: hoe, wanneer en door wie moet de informatie worden aangeleverd en hoe wordt de informatie uit de bronsystemen ingelezen?
• Throughput: welk systeem gebruiken we om (de historie van) de informatie in te lezen en op te slaan?
• Output: hoe ziet het dashboard eruit en aan welke eisen moet het voldoen?

Dit betekent: Whiteboard erbij en brainstormen met een aantal specialisten. Wat zijn de mogelijkheden? Welke systemen hebben we tot onze beschikking? Welke systemen passen het beste bij de huidige systeemarchitectuur? Hoe lezen we de aangeleverde informatie in? Hoe zorgen we ervoor dat er zo weinig mogelijk menselijke handelingen aan te pas komen? En nog meer van dit soort vragen. Uiteindelijk kwam er een ontwerp uit, waarbij een Oracle database als het fundament en platform werd gekozen. Hierin konden de meta- en stamgegevens worden gemuteerd en opgeslagen. Bij voorbeeld: de diverse soorten overleg, de KPI’s, de functionarissen, etc. Ook konden hierin de sleutels worden gedefinieerd en gewijzigd. Bij voorbeeld de sleutel overlegvorm – KPI. De aangeleverde informatie werd via een standaard sjabloon door de database dagelijks ingelezen. De database kon ervoor zorgen dat op elk gewenst moment de aangeleverde informatie in de diverse verschillende soorten dashboards werd getoond.

Dashboards
Het template dashboard is door mij in een spreadsheet ontworpen en gecombineerd met de database. Het dashboard bestaat uit een cijfermatig overzicht en grafieken van alle KPI’s, waarin voortschrijdend de laatste 12 perioden werden getoond. In onderstaand figuur (klik op de figuur voor een vergroting) is een cijfermatig voorbeeld weergegeven van het dashboard voor de overlegvorm “keek op de week” tussen uitvoerders en medewerkers. De cijfers zijn uiteraard fictief.

Bij het energiebedrijf werden er voor de diverse overlegvormen volgens een afgesproken frequentie (per week, per 2 weken, maand, kwartaal) dashboards klaargezet. Deze dashboards konden de deelnemers direct on line inzien en gebruiken voor hun overleg. In dit overleg werden verbeteracties afgesproken.

Kortom, een balanced scorecard toegesneden op de praktijk.

Vindt u deze blog leuk, interessant of waardevol? Deel het dan met uw volgers via één van onderstaande buttons!